Kebijakan Privasi
Versi 1.0 — berlaku sejak 3 November 2026
Versi 1.0 — 3 November 2026. Kebijakan ini menjelaskan data pribadi apa yang diproses oleh PolyMatch, mengapa, berapa lama, dengan siapa data tersebut dibagikan, dan bagaimana Anda dapat menggunakan hak-hak Anda. Kebijakan ini berlaku bagi pengunjung situs, Pengguna terdaftar, narahubung dari perusahaan yang tercantum, baik yang terdaftar maupun tidak, serta penerima e-mail kami.
1. Pengendali
[Nama depan NAMA BELAKANG], pengusaha perorangan (CEIDG), [alamat terdaftar], Polandia, NIP [NIP]. Kontak untuk pertanyaan apa pun mengenai data Anda: contact@polymatch.eu. PolyMatch belum menunjuk pejabat pelindungan data, karena penunjukan tersebut tidak wajib untuk kegiatannya.
2. Data apa, mengapa, atas dasar apa, berapa lama
| Data | Tujuan | Dasar hukum (GDPR) | Masa penyimpanan |
|---|---|---|---|
| Akun pengguna: nama belakang, nama depan, jabatan, e-mail kerja, nomor telepon jika diberikan, bahasa, satuan pilihan, kata sandi (dalam bentuk hash), preferensi notifikasi | Membuat dan mengelola akun Anda, mengautentikasi Anda, mengirimkan notifikasi kepada Anda | Pelaksanaan kontrak (Pasal 6(1)(b)) | Selama akun aktif, kemudian dihapus dalam waktu 30 hari; log keamanan mengikuti masa penyimpanannya sendiri |
| Perusahaan: nama resmi, alamat, nomor identifikasi dan nomor PPN, lokasi, logo, sertifikat, alamat e-mail kontak umum | Mencantumkan Perusahaan, mempertemukannya, menagihnya | Pelaksanaan kontrak; kepentingan yang sah (pencantuman setelah berakhirnya kontrak) | Selama Perusahaan tercantum, kemudian sesuai jangka waktu yang ditetapkan undang-undang |
| Konten: lembar data teknis, grade, foto, proyek, pesan, penawaran, dokumen yang dibagikan, alasan suatu pilihan | Menyediakan layanan (ekstraksi, pencocokan, lead, pesan, penawaran) | Pelaksanaan kontrak | Selama pencantuman atau selama kecocokan berlangsung; utas pesan diarsipkan setelah 3 bulan tidak aktif dan disimpan selama kedua Perusahaan masih ada |
| Penerimaan ketentuan dan persetujuan: versi, tanggal, bahasa, profil yang dinyatakan, pilihan buletin | Membuktikan apa yang telah diterima | Kewajiban hukum dan kepentingan yang sah (pembuktian) | 6 tahun setelah berakhirnya kontrak |
| Log aktivitas: tindakan yang dilakukan di Platform (peringkat yang ditampilkan, lembar yang dibuka, perbandingan, lead yang dikirim, e-mail yang dikirim), kesalahan | Keamanan, ketertelusuran, pengukuran penggunaan, peningkatan layanan | Kepentingan yang sah | 24 bulan |
| Data teknis: alamat IP, peramban, cap waktu login, hasil pemeriksaan anti-bot | Keamanan, pembatasan laju permintaan, pencegahan penyalahgunaan | Kepentingan yang sah | Paling lama 12 bulan |
| Penagihan: alamat penagihan, faktur, referensi pembayaran (tidak pernah nomor kartu, yang disimpan oleh penyedia layanan pembayaran) | Menagih, menyelenggarakan pembukuan | Kewajiban hukum (akuntansi, perpajakan) | 5 tahun sejak akhir tahun pajak yang bersangkutan |
| Buletin: e-mail, bahasa, pembukaan e-mail | Mengirimkan berita kami kepada Anda | Persetujuan (Pasal 6(1)(a)) | Sampai persetujuan ditarik |
| Perusahaan yang tidak terdaftar: nama perusahaan, lembar data teknis yang dipublikasikan, alamat e-mail kontak yang dipublikasikan oleh perusahaan, dan apabila ada, nama, jabatan, dan detail kontak kerja dari narahubung yang dipublikasikan oleh perusahaan atau diserahkan olehnya (kartu nama, pameran dagang) | Membangun basis referensi material daur ulang; memberi tahu perusahaan bahwa ada pembeli yang mencari salah satu materialnya; mengundangnya untuk mendaftar | Kepentingan yang sah (Pasal 6(1)(f)): mempertemukan pelaku usaha berdasarkan informasi yang dipublikasikan sendiri oleh perusahaan | Sampai ada keberatan, perusahaan mendaftar, atau lembarnya dihapus; ditinjau setiap 3 tahun |
| Data yang diterima dari Perusahaan lain setelah pembukaan: identitas dan detail kontak mitra Anda | Memungkinkan perkenalan | Pelaksanaan kontrak | Selama kecocokan dan proyek berlangsung |
| Permintaan dukungan, laporan, pengaduan | Menjawabnya, mengambil tindakan yang diperlukan | Pelaksanaan kontrak; kepentingan yang sah | 3 tahun setelah ditutup |
Data yang ditandai wajib dalam formulir diperlukan untuk membuat akun atau menyediakan layanan; tanpa data tersebut, layanan tidak dapat disediakan.
3. Dari mana data berasal
Dari Anda, ketika Anda membuat akun, melengkapi data perusahaan Anda, atau menggunakan Platform; dari Perusahaan Anda atau Administratornya, ketika mereka mengundang Anda; dari Perusahaan lain, setelah pembukaan; dari sumber publik untuk perusahaan yang tidak terdaftar (situs web perusahaan, katalog dan lembar data teknis yang dipublikasikan, pameran dagang, kartu nama yang diserahkan oleh perusahaan). Ketika kami menghubungi perusahaan yang tidak terdaftar untuk pertama kalinya, e-mail tersebut menyebutkan sumber data dan cara mengajukan keberatan.
4. Data pihak ketiga dalam konten Anda
Apabila Anda memasukkan data pribadi pihak ketiga di Platform (kontak subkontraktor atau pelanggan, orang yang disebutkan dalam dokumen atau pesan), Perusahaan Anda merupakan pengendali data tersebut dalam pengertian GDPR dan PolyMatch memprosesnya atas nama Perusahaan Anda berdasarkan Perjanjian Pemrosesan Data (Lampiran 1 Ketentuan). Batasi data tersebut pada yang diperlukan saja.
5. Kecerdasan buatan dan keputusan otomatis
Platform menggunakan layanan kecerdasan buatan untuk mengekstraksi sifat-sifat dari lembar data teknis, menganalisis foto material dan sertifikat, menstandardisasi dan menerjemahkan teks, mengusulkan pembobotan kriteria, dan menulis penjelasan peringkat. Konten yang dikirim ke layanan ini terdiri atas dokumen teknis, deskripsi proyek, dan pesan; mesin pencocokan tidak menerima identitas Pembeli. Pesan diterjemahkan oleh layanan AI: hindari menuliskan data pribadi yang tidak perlu di dalamnya. Tidak ada keputusan yang menimbulkan akibat hukum bagi Anda yang diambil secara otomatis: peringkat bersifat indikatif dan aktivasi akun perusahaan diputuskan oleh manusia.
6. Siapa yang menerima data Anda
- Perusahaan lain: sebelum pembukaan, Pemasok hanya melihat negara, wilayah, dan spesifikasi Pembeli, sedangkan Pembeli tidak melihat nama Grade maupun nama Pemasok; setelah pembukaan, masing-masing pihak melihat identitas dan detail kontak kerja dari narahubung pihak lainnya.
- Penyedia layanan teknis kami, yang hanya bertindak atas instruksi kami dan berdasarkan perjanjian pemrosesan data (lihat tabel di bawah).
- Otoritas, apabila diwajibkan oleh hukum.
| Kategori penyedia | Peran | Tempat pemrosesan |
|---|---|---|
| Hosting basis data, autentikasi, penyimpanan file | Menjalankan Platform | Uni Eropa (Irlandia) |
| Eksekusi situs dan pemrosesan | Menyajikan halaman, menjalankan fungsi | Uni Eropa (Dublin); penyedia berkedudukan di Amerika Serikat |
| Mesin ekstraksi dan pembuatan dokumen | Menganalisis lembar data teknis, menghasilkan PDF | Uni Eropa |
| Pengiriman e-mail | Notifikasi dan e-mail kontraktual | Uni Eropa (Prancis) |
| Perlindungan anti-bot dan pencadangan file | Keamanan, salinan cadangan | Jaringan global; penyedia berkedudukan di Amerika Serikat |
| Cache dan pembatasan laju permintaan | Keamanan, kinerja | Uni Eropa |
| Layanan kecerdasan buatan | Ekstraksi, standardisasi, penerjemahan, pemeringkatan | Uni Eropa atau Amerika Serikat, tergantung layanannya |
| Bantuan pengisian alamat | Melengkapi alamat dalam formulir | Amerika Serikat |
| Pembayaran daring | Menerima pembayaran dan menerbitkan faktur | Uni Eropa |
| Pengukuran pengunjung (dengan persetujuan Anda) | Statistik kunjungan | Uni Eropa |
Daftar nama penyedia tersebut, beserta peran, negara, dan perlindungan transfer yang berlaku, tercantum dalam Lampiran B Perjanjian Pemrosesan Data; daftar ini dapat diakses oleh Perusahaan klien di "Perusahaan saya" (Dokumen kontrak) dan diberikan atas permintaan ke contact@polymatch.eu.
7. Transfer ke luar Uni Eropa
Data Anda di-hosting di Uni Eropa. Sebagian penyedia berkedudukan di Amerika Serikat atau dapat mengakses data dari sana: transfer tersebut kemudian didasarkan pada keputusan kecukupan (EU–US Data Privacy Framework) atau pada klausul kontraktual standar Komisi Eropa, yang dilengkapi dengan langkah-langkah teknis. Anda dapat meminta salinan perlindungan tersebut melalui contact@polymatch.eu.
8. Keamanan
Enkripsi komunikasi (TLS) dan data tersimpan di penyedia hosting; kontrol akses per Perusahaan dan per peran hingga ke tingkat basis data; autentikasi dengan perlindungan terhadap kata sandi yang telah bocor; logout setelah 7 hari tidak aktif; pemeriksaan anti-bot pada saat pendaftaran dan login; rahasia teknis disimpan dalam brankas khusus; cadangan terenkripsi; pencatatan tindakan administrasi; pengujian otomatis sebelum setiap rilis.
9. Cookie
Cookie yang digunakan dan pilihan Anda dijelaskan dalam Kebijakan Cookie.
10. Hak-hak Anda
Anda dapat memperoleh salinan data Anda, memperbaikinya, meminta penghapusannya, meminta pembatasan pemrosesannya, mengajukan keberatan atas pemrosesan yang didasarkan pada kepentingan yang sah, menerima data Anda dalam format yang dapat dipindahkan, dan menarik persetujuan kapan saja.
- Akses dan portabilitas: tombol "Unduh data saya" di pengaturan Anda menghasilkan file yang berisi apa yang telah Anda masukkan atau lakukan sendiri di Platform. Rincian lengkap pemrosesan yang berkaitan dengan Anda dapat diminta secara tertulis; kami menjawab dalam waktu satu bulan.
- Perbaikan: profil Anda dan halaman "Perusahaan saya".
- Penghapusan: tombol "Hapus akun saya" di pengaturan Anda menghapus akun pribadi Anda; penutupan Perusahaan diminta melalui "Perusahaan saya" oleh seorang Administrator. Data yang tunduk pada kewajiban penyimpanan (faktur, bukti penerimaan) disimpan selama jangka waktu yang ditetapkan undang-undang, kemudian dihapus.
- Keberatan: untuk perusahaan yang tidak terdaftar, setiap e-mail memuat tautan untuk berhenti dihubungi dan meminta penghapusan lembar; untuk buletin, tautan berhenti berlangganan.
- Setiap permintaan juga dapat dikirim ke contact@polymatch.eu. Kami dapat meminta verifikasi identitas yang wajar.
Anda dapat mengajukan pengaduan kepada Presiden Kantor Pelindungan Data Pribadi Polandia (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warsaw, uodo.gov.pl) atau kepada otoritas pengawas di negara tempat tinggal Anda.
11. Anak di bawah umur
Platform ini diperuntukkan khusus bagi pelaku usaha profesional yang telah dewasa. Kami tidak dengan sengaja mengumpulkan data dari anak di bawah umur.
12. Perubahan
Kami mempublikasikan setiap versi baru beserta tanggalnya. Perubahan yang substansial diberitahukan melalui e-mail kepada Pengguna terdaftar sekurang-kurangnya empat belas hari sebelum berlaku.