Polityka prywatności
Wersja 1.0 — obowiązuje od 3 listopada 2026
Wersja 1.0 — 3 listopada 2026 r. Niniejsza polityka wyjaśnia, jakie dane osobowe przetwarza PolyMatch, w jakim celu, przez jaki czas, komu je przekazuje i jak wykonywać swoje prawa. Dotyczy odwiedzających stronę, zarejestrowanych Użytkowników, osób kontaktowych przedsiębiorstw ujętych w bazie, zarejestrowanych lub nie, oraz odbiorców naszych e-maili.
1. Administrator danych
[Imię NAZWISKO], przedsiębiorca (CEIDG), [adres siedziby], Polska, NIP [NIP]. Kontakt w sprawach dotyczących danych: contact@polymatch.eu. PolyMatch nie wyznaczył inspektora ochrony danych, ponieważ dla jego działalności nie jest to obowiązkowe.
2. Jakie dane, w jakim celu, na jakiej podstawie, jak długo
| Dane | Cel | Podstawa prawna (RODO) | Okres przechowywania |
|---|---|---|---|
| Konto Użytkownika: nazwisko, imię, stanowisko, służbowy e-mail, telefon (jeśli podany), język, preferowane jednostki, hasło (zaszyfrowane skrótem), preferencje powiadomień | Założenie i obsługa konta, uwierzytelnianie, powiadomienia | Wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b) | Czas istnienia konta, następnie usunięcie w ciągu 30 dni; logi bezpieczeństwa mają własny okres |
| Przedsiębiorstwo: firma, adresy, numery identyfikacyjne i VAT, zakłady, logo, certyfikaty, ogólny adres e-mail do kontaktu | Ujęcie Przedsiębiorstwa w bazie, kojarzenie, fakturowanie | Wykonanie umowy; prawnie uzasadniony interes (obecność w bazie po zakończeniu umowy) | Dopóki Przedsiębiorstwo jest w bazie, następnie okresy ustawowe |
| Treści: karty techniczne, gatunki, zdjęcia, projekty, wiadomości, oferty, udostępnione dokumenty, uzasadnienie wyboru | Świadczenie usług (ekstrakcja, dopasowywanie, leady, komunikator, oferty) | Wykonanie umowy | Czas obecności w bazie lub trwania dopasowania; wątki wiadomości archiwizowane po 3 miesiącach braku aktywności i przechowywane, dopóki istnieją oba Przedsiębiorstwa |
| Akceptacja regulaminu i zgody: wersja, data, język, potwierdzony profil, wybór newslettera | Udowodnienie, co zostało zaakceptowane | Obowiązek prawny i prawnie uzasadniony interes (dowód) | 6 lat po zakończeniu umowy |
| Dziennik aktywności: czynności w Platformie (wyświetlony ranking, otwarta karta, porównanie, wysłany lead, wysłany e-mail), błędy | Bezpieczeństwo, rozliczalność, pomiar użytkowania, doskonalenie usługi | Prawnie uzasadniony interes | 24 miesiące |
| Dane techniczne: adres IP, przeglądarka, znaczniki czasu logowania, wynik kontroli antybotowej | Bezpieczeństwo, limitowanie liczby żądań, zapobieganie nadużyciom | Prawnie uzasadniony interes | Najwyżej 12 miesięcy |
| Fakturowanie: adres do faktury, faktury, referencje płatności (nigdy numery kart, które przechowuje dostawca płatności) | Fakturowanie, prowadzenie księgowości | Obowiązek prawny (rachunkowość, podatki) | 5 lat od końca danego roku podatkowego |
| Newsletter: e-mail, język, otwarcia | Przesyłanie naszych aktualności | Zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a) | Do wycofania zgody |
| Przedsiębiorstwa niezarejestrowane: nazwa, opublikowane karty techniczne, opublikowany przez przedsiębiorstwo adres e-mail do kontaktu, a w stosownych przypadkach imię i nazwisko, stanowisko i służbowe dane kontaktowe osoby kontaktowej upublicznione przez przedsiębiorstwo lub przez nie przekazane (wizytówka, targi) | Budowa bazy referencyjnej materiałów z recyklingu; poinformowanie przedsiębiorstwa, że nabywca poszukuje jednego z jego materiałów; zaproszenie do rejestracji | Prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f): kojarzenie profesjonalistów na podstawie informacji opublikowanych przez samo przedsiębiorstwo | Do sprzeciwu, rejestracji przedsiębiorstwa lub usunięcia jego kart; przegląd co 3 lata |
| Dane otrzymane od innego Przedsiębiorstwa po odblokowaniu: tożsamość i dane kontaktowe rozmówców | Umożliwienie kontaktu | Wykonanie umowy | Czas trwania dopasowania i projektu |
| Zgłoszenia do pomocy technicznej, zgłoszenia nadużyć, reklamacje | Udzielenie odpowiedzi, podjęcie niezbędnych działań | Wykonanie umowy; prawnie uzasadniony interes | 3 lata od zamknięcia sprawy |
Dane oznaczone w formularzach jako obowiązkowe są niezbędne do założenia konta lub świadczenia usługi; bez nich usługa nie może być świadczona.
3. Skąd pochodzą dane
Od Ciebie, gdy zakładasz konto, uzupełniasz dane przedsiębiorstwa lub korzystasz z Platformy; od Twojego Przedsiębiorstwa lub jego Administratora, gdy Cię zaprasza; od innego Przedsiębiorstwa, po odblokowaniu; ze źródeł publicznych w przypadku przedsiębiorstw niezarejestrowanych (strona internetowa przedsiębiorstwa, opublikowane katalogi i karty techniczne, targi branżowe, wizytówki przekazane przez przedsiębiorstwo). Gdy po raz pierwszy kontaktujemy się z niezarejestrowanym przedsiębiorstwem, e-mail wskazuje źródło danych i sposób wniesienia sprzeciwu.
4. Dane osób trzecich w Twoich treściach
Jeżeli wprowadzasz do Platformy dane osobowe osób trzecich (kontakty podwykonawców lub klientów, osoby wymienione w dokumentach lub wiadomościach), administratorem tych danych w rozumieniu RODO jest Twoje Przedsiębiorstwo, a PolyMatch przetwarza je w jego imieniu na podstawie Umowy powierzenia (załącznik nr 1 do Regulaminu). Ogranicz te dane do niezbędnego minimum.
5. Sztuczna inteligencja i zautomatyzowane decyzje
Platforma korzysta z usług sztucznej inteligencji do wyodrębniania właściwości z kart technicznych, analizy zdjęć materiału i certyfikatów, standaryzacji i tłumaczenia tekstów, proponowania wag kryteriów oraz redagowania objaśnień rankingu. Do tych usług trafiają dokumenty techniczne, opisy projektów i wiadomości; silnik dopasowywania nie otrzymuje tożsamości Nabywcy. Wiadomości są tłumaczone przez usługę AI: unikaj wpisywania w nich zbędnych danych osobowych. Żadna decyzja wywołująca wobec Ciebie skutki prawne nie jest podejmowana automatycznie: rankingi mają charakter orientacyjny, a o aktywacji konta firmowego decyduje człowiek.
6. Kto otrzymuje Twoje dane
- Inne Przedsiębiorstwa: przed odblokowaniem Dostawca widzi z danych Nabywcy jedynie kraj, region i specyfikację, a Nabywca nie widzi ani nazwy Gatunku, ani nazwy Dostawcy; po odblokowaniu każda strona widzi tożsamość i służbowe dane kontaktowe rozmówców drugiej strony.
- Nasi dostawcy techniczni, działający wyłącznie na nasze polecenie i na podstawie umowy powierzenia (tabela poniżej).
- Organy, gdy wymaga tego prawo.
| Kategoria dostawcy | Rola | Miejsce przetwarzania |
|---|---|---|
| Hosting bazy danych, uwierzytelnianie, przechowywanie plików | Działanie Platformy | Unia Europejska (Irlandia) |
| Uruchamianie strony i przetwarzania | Serwowanie stron, wykonywanie funkcji | Unia Europejska (Dublin); dostawca z siedzibą w Stanach Zjednoczonych |
| Silniki ekstrakcji i renderowania dokumentów | Analiza kart technicznych, generowanie PDF | Unia Europejska |
| Wysyłka e-maili | Powiadomienia i e-maile umowne | Unia Europejska (Francja) |
| Ochrona antybotowa i kopie zapasowe plików | Bezpieczeństwo, kopia zapasowa | Sieć globalna; dostawca z siedzibą w Stanach Zjednoczonych |
| Pamięć podręczna i limitowanie żądań | Bezpieczeństwo, wydajność | Unia Europejska |
| Usługi sztucznej inteligencji | Ekstrakcja, standaryzacja, tłumaczenie, szeregowanie | Unia Europejska lub Stany Zjednoczone, zależnie od usługi |
| Podpowiadanie adresów | Uzupełnianie adresu w formularzach | Stany Zjednoczone |
| Płatności online | Pobieranie płatności i fakturowanie | Unia Europejska |
| Pomiar oglądalności (za Twoją zgodą) | Statystyki odwiedzin | Unia Europejska |
Imienna lista tych dostawców, z ich rolą, krajem i właściwym zabezpieczeniem transferu, znajduje się w załączniku B do Umowy powierzenia; jest dostępna dla Przedsiębiorstw-klientów w sekcji Moja firma (Dokumenty umowne) i udostępniana na żądanie pod adresem contact@polymatch.eu.
7. Przekazywanie danych poza Unię Europejską
Twoje dane są hostowane w Unii Europejskiej. Niektórzy dostawcy mają siedzibę w Stanach Zjednoczonych lub mogą stamtąd uzyskiwać dostęp do danych: przekazanie opiera się wówczas na decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (Ramy ochrony danych UE–USA) lub na standardowych klauzulach umownych Komisji Europejskiej, uzupełnionych środkami technicznymi. Kopię tych zabezpieczeń można uzyskać pod adresem contact@polymatch.eu.
8. Bezpieczeństwo
Szyfrowanie transmisji (TLS) i danych w spoczynku u dostawcy hostingu; kontrola dostępu według Przedsiębiorstwa i roli aż do poziomu bazy danych; uwierzytelnianie z ochroną przed skompromitowanymi hasłami; wylogowanie po 7 dniach braku aktywności; kontrola antybotowa przy rejestracji i logowaniu; sekrety techniczne w dedykowanym sejfie; szyfrowane kopie zapasowe; rejestrowanie czynności administracyjnych; testy automatyczne przed każdym wdrożeniem.
9. Pliki cookie
Używane pliki cookie i Twoje wybory opisuje Polityka cookies.
10. Twoje prawa
Możesz uzyskać kopię swoich danych, sprostować je, zażądać ich usunięcia, zażądać ograniczenia przetwarzania, wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie, otrzymać dane w formacie umożliwiającym przeniesienie oraz w każdym czasie wycofać zgodę.
- Dostęp i przenoszenie: przycisk „Pobierz moje dane” w ustawieniach generuje plik zawierający to, co sam wprowadziłeś lub zrobiłeś na Platformie. Pełne informacje o przetwarzaniu dotyczącym Ciebie można uzyskać na pisemny wniosek; odpowiadamy w ciągu miesiąca.
- Sprostowanie: Twój profil i strona Moja firma.
- Usunięcie: przycisk „Usuń moje konto” w ustawieniach usuwa Twoje konto osobiste; o zamknięcie Przedsiębiorstwa wnioskuje Administrator w sekcji Moja firma. Dane objęte obowiązkiem przechowywania (faktury, dowody akceptacji) są przechowywane przez okres ustawowy, a następnie usuwane.
- Sprzeciw: w przypadku przedsiębiorstw niezarejestrowanych każdy e-mail zawiera link pozwalający zrezygnować z kontaktu i zażądać usunięcia kart; w przypadku newslettera — link rezygnacji.
- Każdy wniosek można też przesłać na adres contact@polymatch.eu. Możemy poprosić o rozsądną weryfikację tożsamości.
Masz prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl) lub do organu nadzorczego w kraju swojego zamieszkania.
11. Osoby niepełnoletnie
Platforma jest przeznaczona dla pełnoletnich profesjonalistów. Nie zbieramy świadomie danych osób niepełnoletnich.
12. Zmiany
Każdą nową wersję publikujemy z datą. O istotnych zmianach zarejestrowani Użytkownicy są informowani e-mailem co najmniej czternaście dni przed ich wejściem w życie.