Zásady ochrany osobních údajů
Verze 1.0 — účinná od 3. listopadu 2026
Verze 1.0 — 3. listopadu 2026. Tyto zásady vysvětlují, jaké osobní údaje PolyMatch zpracovává, proč, jak dlouho, s kým a jak můžete uplatnit svá práva. Vztahují se na návštěvníky webu, registrované Uživatele, kontaktní osoby evidovaných společností, ať už registrovaných, či nikoli, a na příjemce našich e-mailů.
1. Správce
[Jméno PŘÍJMENÍ], podnikatel – fyzická osoba (CEIDG), [adresa sídla], Polsko, NIP [NIP]. Kontakt pro jakékoli dotazy týkající se vašich údajů: contact@polymatch.eu. PolyMatch nejmenoval pověřence pro ochranu osobních údajů, neboť toto jmenování není pro jeho činnost povinné.
2. Jaké údaje, proč, na jakém základě, jak dlouho
| Údaje | Účel | Právní základ (GDPR) | Doba uchování |
|---|---|---|---|
| Uživatelský účet: příjmení, jméno, pracovní funkce, pracovní e-mail, telefon, pokud je uveden, jazyk, preferované jednotky, heslo (v hašované podobě), předvolby oznámení | Založení a správa vašeho účtu, vaše ověření, zasílání oznámení | Plnění smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b)) | Po dobu trvání účtu, poté vymazání do 30 dní; bezpečnostní záznamy se řídí vlastní dobou |
| Společnost: obchodní firma, adresy, identifikační čísla a DIČ, provozovny, logo, certifikáty, obecná kontaktní e-mailová adresa | Evidence Společnosti, její propojení, fakturace | Plnění smlouvy; oprávněný zájem (evidence po skončení smlouvy) | Po dobu, po kterou je Společnost evidována, poté zákonné lhůty |
| Obsah: technické listy, grady, fotografie, projekty, zprávy, nabídky, sdílené dokumenty, důvody výběru | Poskytování služeb (extrakce, párování, poptávky, zasílání zpráv, nabídky) | Plnění smlouvy | Po dobu evidence nebo shody; konverzace archivované po 3 měsících nečinnosti a uchovávané, dokud existují obě Společnosti |
| Přijetí podmínek a souhlasy: verze, datum, jazyk, osvědčený profil, volba ohledně newsletteru | Prokázání toho, co bylo přijato | Právní povinnost a oprávněný zájem (dokazování) | 6 let po skončení smlouvy |
| Záznam aktivity: úkony provedené na Platformě (zobrazené pořadí, otevřený list, srovnání, odeslaná poptávka, odeslaný e-mail), chyby | Bezpečnost, dohledatelnost, měření užívání, zlepšování služby | Oprávněný zájem | 24 měsíců |
| Technické údaje: IP adresa, prohlížeč, časové údaje přihlášení, výsledek kontroly proti robotům | Bezpečnost, omezení četnosti požadavků, předcházení zneužití | Oprávněný zájem | Nejvýše 12 měsíců |
| Fakturace: fakturační adresa, faktury, platební reference (nikdy čísla karet, která uchovává poskytovatel plateb) | Fakturace, vedení účetnictví | Právní povinnost (účetnictví, daně) | 5 let od konce příslušného daňového roku |
| Newsletter: e-mail, jazyk, otevření | Zasílání našich novinek | Souhlas (čl. 6 odst. 1 písm. a)) | Do odvolání souhlasu |
| Neregistrované společnosti: název společnosti, zveřejněné technické listy, kontaktní e-mailová adresa zveřejněná společností a případně jméno, funkce a pracovní kontaktní údaje kontaktní osoby, které společnost zveřejnila nebo předala (vizitka, veletrh) | Vytvoření referenční databáze recyklovaných materiálů; informování společnosti, že kupující hledá některý z jejích materiálů; pozvání k registraci | Oprávněný zájem (čl. 6 odst. 1 písm. f)): profesní zprostředkování kontaktů na základě informací, které společnost sama zveřejnila | Do vznesení námitky, registrace společnosti nebo odstranění jejích listů; přezkoumáváno každé 3 roky |
| Údaje obdržené od jiné Společnosti po odemknutí: totožnost a kontaktní údaje vašich protějšků | Umožnění vzájemného představení | Plnění smlouvy | Po dobu trvání shody a projektu |
| Žádosti o podporu, oznámení, reklamace | Jejich vyřízení, přijetí nezbytných opatření | Plnění smlouvy; oprávněný zájem | 3 roky po uzavření |
Údaje označené ve formulářích jako povinné jsou nezbytné k založení účtu nebo k poskytnutí služby; bez nich nelze službu poskytnout.
3. Odkud údaje pocházejí
Od vás, když zakládáte účet, doplňujete údaje o své společnosti nebo používáte Platformu; od vaší Společnosti nebo jejího Správce, když vás pozvou; od jiné Společnosti po odemknutí; z veřejných zdrojů u neregistrovaných společností (webové stránky společnosti, zveřejněné katalogy a technické listy, veletrhy, vizitky předané společností). Když neregistrovanou společnost kontaktujeme poprvé, e-mail uvádí zdroj údajů a způsob, jak vznést námitku.
4. Údaje třetích osob ve vašem obsahu
Pokud na Platformu zadáte osobní údaje třetích osob (kontakty subdodavatelů nebo zákazníků, osoby uvedené v dokumentech nebo zprávách), je vaše Společnost správcem těchto údajů ve smyslu GDPR a PolyMatch je zpracovává jejím jménem na základě Smlouvy o zpracování osobních údajů (Příloha 1 k Podmínkám). Omezte tyto údaje na nezbytné minimum.
5. Umělá inteligence a automatizovaná rozhodování
Platforma využívá služby umělé inteligence k extrakci vlastností z technických listů, analýze fotografií materiálu a certifikátů, standardizaci a překladu textů, navrhování vah kritérií a psaní vysvětlení pořadí. Obsah zasílaný těmto službám tvoří technické dokumenty, popisy projektů a zprávy; párovací nástroj nedostává totožnost Kupujícího. Zprávy překládá služba umělé inteligence: nepište do nich zbytečné osobní údaje. Žádné rozhodnutí s právními účinky, které se vás týká, se nepřijímá automatizovaně: pořadí jsou orientační a o aktivaci firemního účtu rozhoduje člověk.
6. Kdo vaše údaje dostává
- Ostatní Společnosti: před odemknutím vidí Dodavatel u Kupujícího pouze jeho zemi, region a specifikaci a Kupující nevidí název Gradu ani název Dodavatele; po odemknutí vidí každá strana totožnost a pracovní kontaktní údaje kontaktních osob druhé strany.
- Naši poskytovatelé technických služeb, kteří jednají pouze podle našich pokynů a na základě smlouvy o zpracování osobních údajů (tabulka níže).
- Orgány veřejné moci, pokud to vyžaduje zákon.
| Kategorie poskytovatele | Role | Místo zpracování |
|---|---|---|
| Hostování databáze, ověřování, ukládání souborů | Provoz Platformy | Evropská unie (Irsko) |
| Provoz webu a zpracování | Doručování stránek, provádění funkcí | Evropská unie (Dublin); poskytovatel usazený ve Spojených státech |
| Nástroje pro extrakci a vykreslování dokumentů | Analýza technických listů, tvorba PDF | Evropská unie |
| Odesílání e-mailů | Oznámení a smluvní e-maily | Evropská unie (Francie) |
| Ochrana proti robotům a zálohování souborů | Bezpečnost, záložní kopie | Globální síť; poskytovatel usazený ve Spojených státech |
| Mezipaměť a omezení četnosti požadavků | Bezpečnost, výkon | Evropská unie |
| Služby umělé inteligence | Extrakce, standardizace, překlad, řazení | Evropská unie nebo Spojené státy podle služby |
| Asistence při zadávání adresy | Doplnění adresy ve formulářích | Spojené státy |
| Online platby | Výběr plateb a fakturace | Evropská unie |
| Měření návštěvnosti (s vaším souhlasem) | Statistiky návštěv | Evropská unie |
Jmenný seznam těchto poskytovatelů s jejich rolí, zemí a použitelnou zárukou pro předávání je uveden v Příloze B Smlouvy o zpracování osobních údajů; klientským Společnostem je přístupný v sekci Moje firma (Smluvní dokumenty) a na požádání jej poskytneme na adrese contact@polymatch.eu.
7. Předávání mimo Evropskou unii
Vaše údaje jsou hostovány v Evropské unii. Někteří poskytovatelé jsou usazeni ve Spojených státech nebo mohou k údajům přistupovat odtamtud: předávání se pak opírá o rozhodnutí o odpovídající ochraně (rámec EU–USA pro ochranu osobních údajů) nebo o standardní smluvní doložky Evropské komise doplněné technickými opatřeními. O kopii těchto záruk můžete požádat na adrese contact@polymatch.eu.
8. Zabezpečení
Šifrování komunikace (TLS) a uložených údajů u poskytovatele hostingu; řízení přístupu podle Společnosti a podle role až na úroveň databáze; ověřování s ochranou proti kompromitovaným heslům; odhlášení po 7 dnech nečinnosti; kontrola proti robotům při registraci a přihlášení; technická tajemství uchovávaná ve vyhrazeném trezoru; šifrované zálohy; zaznamenávání úkonů správy; automatizované testy před každým vydáním.
9. Soubory cookie
Používané soubory cookie a vaše možnosti volby jsou popsány v Zásadách používání souborů cookie.
10. Vaše práva
Můžete získat kopii svých údajů, opravit je, požádat o jejich výmaz, požádat o omezení jejich zpracování, vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu, obdržet své údaje v přenositelném formátu a kdykoli odvolat souhlas.
- Přístup a přenositelnost: tlačítko „Stáhnout moje data“ ve vašem nastavení vytvoří soubor obsahující to, co jste na Platformu sami zadali nebo na ní provedli. Úplný přehled zpracování, které se vás týká, si můžete vyžádat písemně; odpovíme do jednoho měsíce.
- Oprava: váš profil a stránka Moje firma.
- Výmaz: tlačítko „Smazat můj účet“ ve vašem nastavení smaže váš osobní účet; o uzavření účtu Společnosti žádá Správce v sekci Moje firma. Údaje, na které se vztahuje povinnost uchování (faktury, doklady o přijetí), se uchovávají po zákonnou dobu a poté se vymažou.
- Námitka: u neregistrovaných společností obsahuje každý e-mail odkaz, jímž lze ukončit další kontaktování a požádat o odstranění listů; u newsletteru odkaz pro odhlášení odběru.
- Jakoukoli žádost lze zaslat také na adresu contact@polymatch.eu. Můžeme požádat o přiměřené ověření totožnosti.
Stížnost můžete podat u předsedy polského Úřadu pro ochranu osobních údajů (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warsaw, uodo.gov.pl) nebo u dozorového úřadu země vašeho bydliště.
11. Nezletilí
Platforma je vyhrazena zletilým profesionálům. Vědomě neshromažďujeme údaje nezletilých osob.
12. Změny
Každou novou verzi zveřejňujeme s jejím datem. Podstatné změny oznamujeme registrovaným Uživatelům e-mailem nejméně čtrnáct dní před nabytím jejich účinnosti.