Datenschutzerklärung
Version 1.0 — gültig ab 3. November 2026
Version 1.0 — 3. November 2026. Diese Erklärung legt dar, welche personenbezogenen Daten PolyMatch verarbeitet, zu welchem Zweck, wie lange, mit wem und wie Sie Ihre Rechte ausüben können. Sie gilt für Besucher der Website, registrierte Nutzer, Kontaktpersonen gelisteter Unternehmen, ob registriert oder nicht, sowie für Empfänger unserer E-Mails.
1. Verantwortlicher
[Vorname NACHNAME], Einzelunternehmer (CEIDG), [Anschrift des Sitzes], Polen, NIP [NIP]. Kontakt für alle Fragen zu Ihren Daten: contact@polymatch.eu. PolyMatch hat keinen Datenschutzbeauftragten benannt, da diese Benennung für seine Tätigkeit nicht verpflichtend ist.
2. Welche Daten, wozu, auf welcher Grundlage, wie lange
| Daten | Zweck | Rechtsgrundlage (DSGVO) | Speicherdauer |
|---|---|---|---|
| Nutzerkonto: Nachname, Vorname, berufliche Funktion, geschäftliche E-Mail-Adresse, Telefonnummer (falls angegeben), Sprache, bevorzugte Einheiten, Passwort (gehasht), Benachrichtigungseinstellungen | Ihr Konto erstellen und verwalten, Sie authentifizieren, Sie benachrichtigen | Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b) | Dauer des Kontos, danach Löschung innerhalb von 30 Tagen; Sicherheitsprotokolle unterliegen einer eigenen Frist |
| Unternehmen: Firma, Anschriften, Identifikations- und Umsatzsteuer-Identifikationsnummern, Standorte, Logo, Zertifikate, allgemeine Kontakt-E-Mail-Adresse | Das Unternehmen listen, es mit anderen in Kontakt bringen, ihm Rechnungen stellen | Vertragserfüllung; berechtigtes Interesse (Listung nach Vertragsende) | Solange das Unternehmen gelistet ist, danach gesetzliche Fristen |
| Inhalte: technische Datenblätter, Grades, Fotos, Projekte, Nachrichten, Angebote, geteilte Dokumente, Begründungen einer Auswahl | Die Dienste erbringen (Extraktion, Matching, Leads, Nachrichtenaustausch, Angebote) | Vertragserfüllung | Dauer der Listung bzw. des Matches; Nachrichtenverläufe werden nach 3 Monaten Inaktivität archiviert und aufbewahrt, solange beide Unternehmen bestehen |
| Annahme der Bedingungen und Einwilligungen: Version, Datum, Sprache, bestätigtes Profil, Newsletter-Wahl | Nachweisen, was angenommen wurde | Rechtliche Verpflichtung und berechtigtes Interesse (Nachweis) | 6 Jahre nach Vertragsende |
| Aktivitätsprotokoll: in der Plattform durchgeführte Aktionen (angezeigtes Ranking, geöffnetes Datenblatt, Vergleich, gesendeter Lead, gesendete E-Mail), Fehler | Sicherheit, Nachvollziehbarkeit, Nutzungsmessung, Verbesserung des Dienstes | Berechtigtes Interesse | 24 Monate |
| Technische Daten: IP-Adresse, Browser, Zeitstempel der Anmeldungen, Ergebnis der Bot-Schutzprüfung | Sicherheit, Begrenzung der Anfragerate, Missbrauchsverhinderung | Berechtigtes Interesse | Höchstens 12 Monate |
| Abrechnung: Rechnungsanschrift, Rechnungen, Zahlungsreferenzen (niemals Kartennummern, die beim Zahlungsdienstleister verbleiben) | Rechnungen stellen, die Buchhaltung führen | Rechtliche Verpflichtung (Buchhaltung, Steuern) | 5 Jahre ab Ende des betreffenden Steuerjahres |
| Newsletter: E-Mail-Adresse, Sprache, Öffnungen | Ihnen unsere Neuigkeiten senden | Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a) | Bis zum Widerruf der Einwilligung |
| Nicht registrierte Unternehmen: Firmenname, veröffentlichte technische Datenblätter, vom Unternehmen veröffentlichte Kontakt-E-Mail-Adresse sowie gegebenenfalls Name, Funktion und geschäftliche Kontaktdaten einer Kontaktperson, die das Unternehmen öffentlich gemacht oder selbst übergeben hat (Visitenkarte, Messe) | Eine Referenzdatenbank für Recyclingmaterialien aufbauen; ein Unternehmen darüber informieren, dass ein Käufer eines seiner Materialien sucht; es zur Registrierung einladen | Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f): berufliche Vermittlung auf Grundlage von Informationen, die das Unternehmen selbst veröffentlicht hat | Bis zum Widerspruch, zur Registrierung des Unternehmens oder zur Entfernung seiner Datenblätter; Überprüfung alle 3 Jahre |
| Von einem anderen Unternehmen nach einer Freischaltung erhaltene Daten: Identität und Kontaktdaten Ihrer Ansprechpartner | Die Kontaktaufnahme ermöglichen | Vertragserfüllung | Dauer des Matches und des Projekts |
| Supportanfragen, Meldungen, Beschwerden | Sie beantworten, die erforderlichen Maßnahmen ergreifen | Vertragserfüllung; berechtigtes Interesse | 3 Jahre nach Abschluss |
In den Formularen als Pflichtangaben gekennzeichnete Daten sind für die Erstellung des Kontos oder die Erbringung des Dienstes erforderlich; ohne sie kann der Dienst nicht erbracht werden.
3. Herkunft der Daten
Von Ihnen, wenn Sie ein Konto erstellen, die Angaben zu Ihrem Unternehmen vervollständigen oder die Plattform nutzen; von Ihrem Unternehmen oder dessen Administrator, wenn diese Sie einladen; von einem anderen Unternehmen nach einer Freischaltung; aus öffentlichen Quellen bei nicht registrierten Unternehmen (Website des Unternehmens, veröffentlichte Kataloge und technische Datenblätter, Messen, vom Unternehmen übergebene Visitenkarten). Wenn wir ein nicht registriertes Unternehmen zum ersten Mal kontaktieren, gibt die E-Mail die Herkunft der Daten und die Möglichkeit des Widerspruchs an.
4. Daten Dritter in Ihren Inhalten
Wenn Sie personenbezogene Daten Dritter in die Plattform eingeben (Kontakte von Subunternehmern oder Kunden, in Dokumenten oder Nachrichten genannte Personen), ist Ihr Unternehmen Verantwortlicher für diese Daten im Sinne der DSGVO, und PolyMatch verarbeitet sie in dessen Auftrag auf Grundlage des Auftragsverarbeitungsvertrags (Anhang 1 zu den Nutzungsbedingungen). Beschränken Sie solche Daten auf das Erforderliche.
5. Künstliche Intelligenz und automatisierte Entscheidungen
Die Plattform nutzt Dienste künstlicher Intelligenz, um die Eigenschaften technischer Datenblätter zu extrahieren, Fotos von Material und Zertifikaten zu analysieren, Texte zu standardisieren und zu übersetzen, eine Gewichtung der Kriterien vorzuschlagen und Erläuterungen zum Ranking zu verfassen. An diese Dienste werden technische Dokumente, Projektbeschreibungen und Nachrichten übermittelt; die Matching-Engine erhält nicht die Identität des Käufers. Nachrichten werden von einem KI-Dienst übersetzt: Vermeiden Sie es, darin unnötige personenbezogene Daten anzugeben. Es wird keine Entscheidung, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet, automatisiert getroffen: Rankings dienen nur der Orientierung, und über die Aktivierung eines Unternehmenskontos entscheidet ein Mensch.
6. Wer Ihre Daten erhält
- Andere Unternehmen: Vor einer Freischaltung sieht ein Lieferant vom Käufer nur dessen Land, Region und Spezifikation, und ein Käufer sieht weder den Namen des Grades noch den des Lieferanten; nach der Freischaltung sieht jede Partei die Identität und die geschäftlichen Kontaktdaten der Ansprechpartner der anderen Partei.
- Unsere technischen Dienstleister, die ausschließlich auf unsere Weisung und auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags handeln (Tabelle unten).
- Behörden, soweit das Gesetz dies verlangt.
| Kategorie des Dienstleisters | Funktion | Ort der Verarbeitung |
|---|---|---|
| Datenbank-Hosting, Authentifizierung, Dateispeicherung | Betrieb der Plattform | Europäische Union (Irland) |
| Ausführung der Website und der Verarbeitungen | Auslieferung der Seiten, Ausführung der Funktionen | Europäische Union (Dublin); Dienstleister mit Sitz in den Vereinigten Staaten |
| Extraktions- und Dokumenten-Rendering-Engines | Analyse technischer Datenblätter, Erstellung von PDFs | Europäische Union |
| E-Mail-Versand | Benachrichtigungen und vertragliche E-Mails | Europäische Union (Frankreich) |
| Bot-Schutz und Dateisicherung | Sicherheit, Sicherungskopie | Globales Netzwerk; Dienstleister mit Sitz in den Vereinigten Staaten |
| Cache und Begrenzung der Anfragerate | Sicherheit, Leistung | Europäische Union |
| Dienste künstlicher Intelligenz | Extraktion, Standardisierung, Übersetzung, Ranking | Europäische Union oder Vereinigte Staaten, je nach Dienst |
| Unterstützung bei der Adresseingabe | Vervollständigung einer Adresse in den Formularen | Vereinigte Staaten |
| Online-Zahlung | Einzug der Zahlungen und Rechnungsstellung | Europäische Union |
| Reichweitenmessung (mit Ihrer Einwilligung) | Besuchsstatistiken | Europäische Union |
Die namentliche Liste dieser Dienstleister mit ihrer Funktion, ihrem Land und der anwendbaren Garantie für die Übermittlung ist in Anlage B des Auftragsverarbeitungsvertrags enthalten; sie ist für Kundenunternehmen unter Mein Unternehmen (Vertragsdokumente) zugänglich und wird auf Anfrage an contact@polymatch.eu zur Verfügung gestellt.
7. Übermittlungen außerhalb der Europäischen Union
Ihre Daten werden in der Europäischen Union gehostet. Einige Dienstleister haben ihren Sitz in den Vereinigten Staaten oder können von dort auf die Daten zugreifen: Die Übermittlung stützt sich dann auf einen Angemessenheitsbeschluss (EU–US Data Privacy Framework) oder auf die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission, ergänzt durch technische Maßnahmen. Sie können eine Kopie dieser Garantien unter contact@polymatch.eu anfordern.
8. Sicherheit
Verschlüsselung der Kommunikation (TLS) und der gespeicherten Daten beim Hoster; Zugriffskontrolle je Unternehmen und je Rolle bis auf Datenbankebene; Authentifizierung mit Schutz gegen kompromittierte Passwörter; Abmeldung nach 7 Tagen Inaktivität; Bot-Schutzprüfung bei Registrierung und Anmeldung; technische Geheimnisse in einem eigens dafür vorgesehenen Tresor; verschlüsselte Sicherungen; Protokollierung von Verwaltungsaktionen; automatisierte Tests vor jeder Veröffentlichung.
9. Cookies
Die verwendeten Cookies und Ihre Wahlmöglichkeiten sind in der Cookie-Richtlinie beschrieben.
10. Ihre Rechte
Sie können eine Kopie Ihrer Daten erhalten, sie berichtigen, ihre Löschung verlangen, die Einschränkung ihrer Verarbeitung verlangen, einer auf berechtigtem Interesse beruhenden Verarbeitung widersprechen, Ihre Daten in einem übertragbaren Format erhalten und eine Einwilligung jederzeit widerrufen.
- Auskunft und Datenübertragbarkeit: Die Schaltfläche „Meine Daten herunterladen“ in Ihren Einstellungen erzeugt eine Datei mit dem, was Sie selbst in der Plattform eingegeben oder getan haben. Die vollständigen Einzelheiten der Sie betreffenden Verarbeitung können schriftlich angefordert werden; wir antworten innerhalb eines Monats.
- Berichtigung: Ihr Profil und die Seite Mein Unternehmen.
- Löschung: Die Schaltfläche „Mein Konto löschen“ in Ihren Einstellungen löscht Ihr persönliches Konto; die Schließung eines Unternehmens wird von einem Administrator unter Mein Unternehmen beantragt. Daten, die einer Aufbewahrungspflicht unterliegen (Rechnungen, Nachweis der Annahme), werden für die gesetzliche Frist aufbewahrt und anschließend gelöscht.
- Widerspruch: Bei nicht registrierten Unternehmen enthält jede E-Mail einen Link, um keine weiteren Kontaktaufnahmen zu erhalten und die Entfernung der Datenblätter zu verlangen; beim Newsletter einen Abmeldelink.
- Jede Anfrage kann auch an contact@polymatch.eu gerichtet werden. Wir können eine angemessene Überprüfung Ihrer Identität verlangen.
Sie können eine Beschwerde beim Präsidenten des polnischen Amtes für den Schutz personenbezogener Daten (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warschau, uodo.gov.pl) oder bei der Aufsichtsbehörde Ihres Wohnsitzlandes einlegen.
11. Minderjährige
Die Plattform ist volljährigen Berufstätigen vorbehalten. Wir erheben wissentlich keine Daten von Minderjährigen.
12. Änderungen
Wir veröffentlichen jede neue Fassung mit ihrem Datum. Wesentliche Änderungen werden registrierten Nutzern mindestens vierzehn Tage vor ihrem Inkrafttreten per E-Mail mitgeteilt.