Política de Privacidad
Versión 1.0 — en vigor desde el 3 de noviembre de 2026
Versión 1.0 — 3 de noviembre de 2026. La presente política explica qué datos personales trata PolyMatch, por qué, durante cuánto tiempo, con quién y cómo ejercer sus derechos. Se aplica a los visitantes del sitio, a los Usuarios registrados, a las personas de contacto de las empresas incluidas en la Plataforma, estén registradas o no, y a los destinatarios de nuestros correos electrónicos.
1. Responsable del tratamiento
[Nombre APELLIDO], empresario individual (CEIDG), [domicilio social], Polonia, NIP [NIP]. Contacto para cualquier pregunta sobre sus datos: contact@polymatch.eu. PolyMatch no ha designado un delegado de protección de datos, ya que dicha designación no es obligatoria para su actividad.
2. Qué datos, por qué, con qué base jurídica y durante cuánto tiempo
| Datos | Finalidad | Base jurídica (RGPD) | Plazo de conservación |
|---|---|---|---|
| Cuenta de usuario: apellidos, nombre, cargo, correo electrónico profesional, teléfono si se facilita, idioma, unidades preferidas, contraseña (cifrada mediante hash), preferencias de notificación | Crear y gestionar su cuenta, autenticarle, enviarle notificaciones | Ejecución del contrato (art. 6(1)(b)) | Duración de la cuenta y, después, supresión en un plazo de 30 días; los registros de seguridad siguen su propio plazo |
| Empresa: denominación social, direcciones, números de identificación y de IVA, sitios, logotipo, certificados, dirección de correo electrónico de contacto genérica | Incluir a la Empresa en la Plataforma, ponerla en contacto, facturarle | Ejecución del contrato; interés legítimo (inclusión en la Plataforma tras la finalización del contrato) | Mientras la Empresa figure en la Plataforma y, después, plazos legales |
| Contenido: fichas técnicas, grades, fotos, proyectos, mensajes, ofertas, documentos compartidos, motivos de una elección | Prestar los servicios (extracción, matching, leads, mensajería, ofertas) | Ejecución del contrato | Duración de la inclusión en la Plataforma o del match; hilos de mensajes archivados tras 3 meses de inactividad y conservados mientras existan ambas Empresas |
| Aceptación de las condiciones y consentimientos: versión, fecha, idioma, perfil certificado, elección sobre el boletín | Acreditar lo que se aceptó | Obligación legal e interés legítimo (prueba) | 6 años tras la finalización del contrato |
| Registro de actividad: acciones realizadas en la Plataforma (clasificación mostrada, ficha abierta, comparación, lead enviado, correo electrónico enviado), errores | Seguridad, trazabilidad, medición del uso, mejora del servicio | Interés legítimo | 24 meses |
| Datos técnicos: dirección IP, navegador, fecha y hora de inicio de sesión, resultado de la verificación antibots | Seguridad, limitación de solicitudes, prevención de abusos | Interés legítimo | 12 meses como máximo |
| Facturación: dirección de facturación, facturas, referencias de pago (nunca números de tarjeta, que conserva el proveedor de pagos) | Facturar, llevar la contabilidad | Obligación legal (contable, fiscal) | 5 años desde el final del ejercicio fiscal correspondiente |
| Boletín: correo electrónico, idioma, aperturas | Enviarle nuestras novedades | Consentimiento (art. 6(1)(a)) | Hasta la retirada del consentimiento |
| Empresas no registradas: nombre de la empresa, fichas técnicas publicadas, dirección de correo electrónico de contacto publicada por la empresa y, en su caso, el nombre, el cargo y los datos de contacto profesionales de una persona de contacto hechos públicos por la empresa o facilitados por ella (tarjeta de visita, feria) | Constituir una base de referencia de materiales reciclados; informar a una empresa de que un comprador busca uno de sus materiales; invitarla a registrarse | Interés legítimo (art. 6(1)(f)): puesta en contacto profesional basada en información que la propia empresa ha publicado | Hasta la oposición, el registro de la empresa o la retirada de sus fichas; revisión cada 3 años |
| Datos recibidos de otra Empresa tras un desbloqueo: identidad y datos de contacto de sus interlocutores | Permitir la puesta en contacto | Ejecución del contrato | Duración del match y del proyecto |
| Solicitudes de asistencia, denuncias, reclamaciones | Responderlas, adoptar las medidas necesarias | Ejecución del contrato; interés legítimo | 3 años tras el cierre |
Los datos señalados como obligatorios en los formularios son necesarios para crear la cuenta o prestar el servicio; sin ellos, el servicio no puede prestarse.
3. De dónde proceden los datos
De usted, cuando crea una cuenta, completa los datos de su empresa o utiliza la Plataforma; de su Empresa o de su Administrador, cuando le invitan; de otra Empresa, tras un desbloqueo; de fuentes públicas en el caso de las empresas no registradas (sitio web de la empresa, catálogos y fichas técnicas publicados, ferias, tarjetas de visita facilitadas por la empresa). Cuando contactamos por primera vez con una empresa no registrada, el correo electrónico indica el origen de los datos y cómo oponerse.
4. Datos de terceros en su contenido
Si introduce en la Plataforma datos personales de terceros (contactos de subcontratistas o de clientes, personas mencionadas en documentos o mensajes), su Empresa es la responsable del tratamiento de dichos datos en el sentido del RGPD y PolyMatch los trata por cuenta de ella en virtud del Acuerdo de Encargo del Tratamiento (Anexo 1 de las Condiciones). Limite dichos datos a lo necesario.
5. Inteligencia artificial y decisiones automatizadas
La Plataforma utiliza servicios de inteligencia artificial para extraer las propiedades de las fichas técnicas, analizar fotos de material y certificados, estandarizar y traducir textos, proponer una ponderación de los criterios y redactar explicaciones de la clasificación. El contenido enviado a estos servicios consiste en documentos técnicos, descripciones de proyectos y mensajes; el motor de matching no recibe la identidad del Comprador. Los mensajes se traducen mediante un servicio de IA: evite incluir en ellos datos personales innecesarios. No se adopta de forma automatizada ninguna decisión que produzca efectos jurídicos que le conciernan: las clasificaciones son orientativas y la activación de una cuenta de empresa la decide una persona.
6. Quién recibe sus datos
- Las demás Empresas: antes de un desbloqueo, un Proveedor solo ve del Comprador su país, su región y su especificación, y un Comprador no ve ni el nombre del Grade ni el del Proveedor; tras el desbloqueo, cada parte ve la identidad y los datos de contacto profesionales de los contactos de la otra parte.
- Nuestros proveedores de servicios técnicos, que actúan únicamente siguiendo nuestras instrucciones y en virtud de un acuerdo de encargo del tratamiento (tabla siguiente).
- Las autoridades, cuando la ley lo exija.
| Categoría de proveedor | Función | Lugar del tratamiento |
|---|---|---|
| Alojamiento de la base de datos, autenticación, almacenamiento de archivos | Hacer funcionar la Plataforma | Unión Europea (Irlanda) |
| Ejecución del sitio y de los tratamientos | Servir las páginas, ejecutar las funciones | Unión Europea (Dublín); proveedor establecido en los Estados Unidos |
| Motores de extracción y de generación de documentos | Analizar las fichas técnicas, generar los PDF | Unión Europea |
| Envío de correos electrónicos | Notificaciones y correos electrónicos contractuales | Unión Europea (Francia) |
| Protección antibots y copia de seguridad de archivos | Seguridad, copia de seguridad | Red mundial; proveedor establecido en los Estados Unidos |
| Caché y limitación de solicitudes | Seguridad, rendimiento | Unión Europea |
| Servicios de inteligencia artificial | Extracción, estandarización, traducción, clasificación | Unión Europea o Estados Unidos según el servicio |
| Asistencia para la introducción de direcciones | Completar una dirección en los formularios | Estados Unidos |
| Pago en línea | Cobrar los pagos y facturar | Unión Europea |
| Medición de audiencia (con su consentimiento) | Estadísticas de visitas | Unión Europea |
La lista nominativa de estos proveedores, con su función, su país y la garantía de transferencia aplicable, figura en el Anexo B del Acuerdo de Encargo del Tratamiento; es accesible para las Empresas clientes en Mi empresa (Documentos contractuales) y se facilita previa solicitud a contact@polymatch.eu.
7. Transferencias fuera de la Unión Europea
Sus datos están alojados en la Unión Europea. Algunos proveedores están establecidos en los Estados Unidos o pueden acceder a los datos desde allí: la transferencia se basa entonces en una decisión de adecuación (Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU.) o en las cláusulas contractuales tipo de la Comisión Europea, complementadas con medidas técnicas. Puede solicitar una copia de estas garantías a contact@polymatch.eu.
8. Seguridad
Cifrado de las comunicaciones (TLS) y de los datos en reposo en el proveedor de alojamiento; control de acceso por Empresa y por rol hasta el nivel de la base de datos; autenticación con protección frente a contraseñas comprometidas; cierre de sesión tras 7 días de inactividad; verificación antibots en el registro y en el inicio de sesión; secretos técnicos custodiados en un almacén dedicado; copias de seguridad cifradas; registro de las acciones de administración; pruebas automatizadas antes de cada versión.
9. Cookies
Las cookies utilizadas y las opciones de que dispone se describen en la Política de Cookies.
10. Sus derechos
Puede obtener una copia de sus datos, rectificarlos, solicitar su supresión, solicitar la limitación de su tratamiento, oponerse al tratamiento basado en el interés legítimo, recibir sus datos en un formato portable y retirar un consentimiento en cualquier momento.
- Acceso y portabilidad: el botón "Descargar mis datos" de su configuración genera un archivo con lo que usted mismo ha introducido o realizado en la Plataforma. El detalle completo de los tratamientos que le conciernen puede solicitarse por escrito; respondemos en el plazo de un mes.
- Rectificación: su perfil y la página Mi empresa.
- Supresión: el botón "Eliminar mi cuenta" de su configuración elimina su cuenta personal; el cierre de una Empresa lo solicita un Administrador desde Mi empresa. Los datos sujetos a una obligación de conservación (facturas, prueba de la aceptación) se conservan durante el plazo legal y después se suprimen.
- Oposición: en el caso de las empresas no registradas, cada correo electrónico contiene un enlace para dejar de ser contactado y solicitar la retirada de las fichas; en el caso del boletín, un enlace para darse de baja.
- Cualquier solicitud puede enviarse también a contact@polymatch.eu. Podemos solicitar una verificación razonable de la identidad.
Puede presentar una reclamación ante el Presidente de la Oficina polaca de Protección de Datos Personales (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl) o ante la autoridad de control de su país de residencia.
11. Menores
La Plataforma está reservada a profesionales mayores de edad. No recopilamos a sabiendas datos de menores.
12. Modificaciones
Publicamos cada nueva versión con su fecha. Las modificaciones sustanciales se notifican por correo electrónico a los Usuarios registrados con al menos catorce días de antelación a su entrada en vigor.