سیاست حفظ حریم خصوصی
نسخه 1.0 — لازم‌الاجرا از 3 نوامبر 2026 (12 آبان 1405 ه.ش.)
نسخه 1.0 — 3 نوامبر 2026. این سیاست توضیح می‌دهد که PolyMatch کدام داده‌های شخصی را پردازش می‌کند، چرا، برای چه مدت، با چه کسانی، و چگونه می‌توانید حقوق خود را اعمال کنید. این سیاست در مورد بازدیدکنندگان سایت، کاربران ثبت‌نام‌شده، اشخاص تماس شرکت‌های درج‌شده در پلتفرم، اعم از ثبت‌نام‌شده یا نشده، و گیرندگان پیام‌های پست الکترونیکی ما اعمال می‌شود.
1. کنترل‌کننده
[نام و نام خانوادگی]، تاجر انفرادی (CEIDG)، [نشانی محل ثبت]، لهستان، NIP [NIP]. نشانی تماس برای هر پرسش درباره داده‌های شما: contact@polymatch.eu. PolyMatch مسئول حفاظت از داده‌ها منصوب نکرده است، زیرا این انتصاب برای فعالیت آن الزامی نیست.
2. کدام داده‌ها، چرا، بر چه مبنایی، برای چه مدت
| داده‌ها | هدف | مبنای قانونی (GDPR) | مدت نگهداری |
|---|---|---|---|
| حساب کاربری: نام خانوادگی، نام، سمت شغلی، پست الکترونیکی کاری، تلفن در صورت ارائه، زبان، واحدهای ترجیحی، گذرواژه (هش‌شده)، ترجیحات اعلان | ایجاد و مدیریت حساب شما، احراز هویت شما، ارسال اعلان به شما | اجرای قرارداد (ماده 6(1)(b)) | مدت وجود حساب، سپس حذف ظرف 30 روز؛ گزارش‌های امنیتی تابع مدت خاص خود هستند |
| شرکت: نام قانونی، نشانی‌ها، شماره‌های شناسایی و شماره‌های مالیات بر ارزش افزوده، سایت‌ها، لوگو، گواهی‌نامه‌ها، نشانی پست الکترونیکی تماس عمومی | درج شرکت در پلتفرم، برقراری ارتباط آن با دیگران، صدور صورت‌حساب برای آن | اجرای قرارداد؛ منافع مشروع (درج پس از پایان قرارداد) | تا زمانی که شرکت در پلتفرم درج است، سپس مدت‌های قانونی |
| محتوا: برگه‌های مشخصات فنی، گریدها، عکس‌ها، پروژه‌ها، پیام‌ها، پیشنهادها، اسناد مشترک، دلایل یک انتخاب | ارائه خدمات (استخراج، تطبیق، درخواست‌ها، پیام‌رسانی، پیشنهادها) | اجرای قرارداد | مدت درج یا مدت تطبیق؛ رشته‌های پیام پس از 3 ماه عدم فعالیت بایگانی می‌شوند و تا زمانی که هر دو شرکت وجود دارند نگهداری می‌شوند |
| پذیرش شرایط و رضایت‌ها: نسخه، تاریخ، زبان، پروفایل تأییدشده، انتخاب مربوط به خبرنامه | اثبات آنچه پذیرفته شده است | تکلیف قانونی و منافع مشروع (ادله) | 6 سال پس از پایان قرارداد |
| گزارش فعالیت: اقدامات انجام‌شده در پلتفرم (رتبه‌بندی نمایش‌داده‌شده، برگه بازشده، مقایسه، درخواست ارسال‌شده، پیام پست الکترونیکی ارسال‌شده)، خطاها | امنیت، قابلیت ردیابی، سنجش استفاده، بهبود خدمت | منافع مشروع | 24 ماه |
| داده‌های فنی: نشانی IP، مرورگر، زمان‌های ورود، نتیجه بررسی ضدربات | امنیت، محدودسازی نرخ، پیشگیری از سوءاستفاده | منافع مشروع | حداکثر 12 ماه |
| صورت‌حساب: نشانی صورت‌حساب، صورت‌حساب‌ها، مراجع پرداخت (هرگز شماره کارت، که نزد ارائه‌دهنده خدمات پرداخت نگهداری می‌شود) | صدور صورت‌حساب، نگهداری حساب‌ها | تکلیف قانونی (حسابداری، مالیات) | 5 سال از پایان سال مالیاتی مربوط |
| خبرنامه: پست الکترونیکی، زبان، باز شدن‌ها | ارسال اخبار ما برای شما | رضایت (ماده 6(1)(a)) | تا زمان پس گرفتن رضایت |
| شرکت‌های ثبت‌نام‌نشده: نام شرکت، برگه‌های مشخصات فنی منتشرشده، نشانی پست الکترونیکی تماسی که شرکت منتشر کرده است، و در صورت اقتضا نام، سمت و اطلاعات تماس کاری شخص تماسی که شرکت به‌طور عمومی اعلام کرده یا خود در اختیار گذاشته است (کارت ویزیت، نمایشگاه تجاری) | ایجاد یک پایگاه مرجع از مواد بازیافتی؛ آگاه کردن یک شرکت از اینکه خریداری به دنبال یکی از مواد آن است؛ دعوت از آن برای ثبت‌نام | منافع مشروع (ماده 6(1)(f)): برقراری ارتباط حرفه‌ای بر پایه اطلاعاتی که خود شرکت منتشر کرده است | تا زمان اعتراض، ثبت‌نام شرکت یا حذف برگه‌های آن؛ هر 3 سال یک بار بازبینی می‌شود |
| داده‌های دریافتی از شرکت دیگر پس از باز کردن: هویت و اطلاعات تماس طرف‌های مقابل شما | امکان‌پذیر کردن معرفی | اجرای قرارداد | مدت تطبیق و مدت پروژه |
| تقاضاهای پشتیبانی، گزارش‌ها، شکایات | پاسخ به آن‌ها، انجام اقدامات لازم | اجرای قرارداد؛ منافع مشروع | 3 سال پس از بسته شدن |
داده‌هایی که در فرم‌ها اجباری علامت خورده‌اند برای ایجاد حساب یا ارائه خدمت لازم‌اند؛ بدون آن‌ها، ارائه خدمت ممکن نیست.
3. منشأ داده‌ها
از شما، هنگامی که حساب ایجاد می‌کنید، اطلاعات شرکت خود را تکمیل می‌کنید یا از پلتفرم استفاده می‌کنید؛ از شرکت شما یا مدیر آن، هنگامی که شما را دعوت می‌کنند؛ از شرکتی دیگر، پس از باز کردن؛ از منابع عمومی در مورد شرکت‌های ثبت‌نام‌نشده (وب‌سایت شرکت، کاتالوگ‌ها و برگه‌های مشخصات فنی منتشرشده، نمایشگاه‌های تجاری، کارت‌های ویزیتی که شرکت در اختیار گذاشته است). هنگامی که برای نخستین بار با یک شرکت ثبت‌نام‌نشده تماس می‌گیریم، پیام پست الکترونیکی منبع داده‌ها و شیوه اعتراض را بیان می‌کند.
4. داده‌های اشخاص ثالث در محتوای شما
اگر داده‌های شخصی اشخاص ثالث (اطلاعات تماس پیمانکاران فرعی یا مشتریان، اشخاصی که در اسناد یا پیام‌ها نام برده شده‌اند) را در پلتفرم وارد کنید، شرکت شما به مفهوم GDPR کنترل‌کننده آن داده‌هاست و PolyMatch آن‌ها را از طرف شرکت شما و بر اساس قرارداد پردازش داده‌ها (پیوست 1 شرایط) پردازش می‌کند. این داده‌ها را به حد لازم محدود کنید.
5. هوش مصنوعی و تصمیم‌های خودکار
پلتفرم از خدمات هوش مصنوعی برای استخراج ویژگی‌های برگه‌های مشخصات فنی، تحلیل عکس‌های مواد و گواهی‌نامه‌ها، استانداردسازی و ترجمه متن‌ها، پیشنهاد وزن‌دهی معیارها و نگارش توضیحات رتبه‌بندی استفاده می‌کند. محتوایی که به این خدمات ارسال می‌شود شامل اسناد فنی، شرح پروژه‌ها و پیام‌هاست؛ موتور تطبیق هویت خریدار را دریافت نمی‌کند. پیام‌ها توسط یک سرویس هوش مصنوعی ترجمه می‌شوند: از نوشتن داده‌های شخصی غیرضروری در آن‌ها خودداری کنید. هیچ تصمیمی که آثار حقوقی در مورد شما داشته باشد به‌صورت خودکار گرفته نمی‌شود: رتبه‌بندی‌ها جنبه راهنما دارند و درباره فعال‌سازی حساب شرکت یک انسان تصمیم می‌گیرد.
6. دریافت‌کنندگان داده‌های شما
- سایر شرکت‌ها: پیش از باز کردن، تأمین‌کننده از خریدار تنها کشور، منطقه و مشخصات او را می‌بیند و خریدار نه نام گرید را می‌بیند و نه نام تأمین‌کننده را؛ پس از باز کردن، هر طرف هویت و اطلاعات تماس کاری اشخاص تماس طرف دیگر را می‌بیند.
- ارائه‌دهندگان خدمات فنی ما، که تنها بر اساس دستورهای ما و بر پایه قرارداد پردازش داده‌ها عمل می‌کنند (جدول زیر).
- مراجع رسمی، در صورتی که قانون آن را الزامی کند.
| دسته ارائه‌دهنده | نقش | محل پردازش |
|---|---|---|
| میزبانی پایگاه داده، احراز هویت، ذخیره‌سازی فایل | اجرای پلتفرم | اتحادیه اروپا (ایرلند) |
| اجرای سایت و پردازش‌ها | ارائه صفحات، اجرای توابع | اتحادیه اروپا (دوبلین)؛ ارائه‌دهنده مستقر در ایالات متحده |
| موتورهای استخراج و تولید اسناد | تحلیل برگه‌های مشخصات فنی، تولید فایل‌های PDF | اتحادیه اروپا |
| ارسال پست الکترونیکی | اعلان‌ها و پیام‌های قراردادی | اتحادیه اروپا (فرانسه) |
| حفاظت ضدربات و پشتیبان‌گیری از فایل‌ها | امنیت، نسخه پشتیبان | شبکه جهانی؛ ارائه‌دهنده مستقر در ایالات متحده |
| حافظه نهان و محدودسازی نرخ | امنیت، کارایی | اتحادیه اروپا |
| خدمات هوش مصنوعی | استخراج، استانداردسازی، ترجمه، رتبه‌بندی | اتحادیه اروپا یا ایالات متحده، بسته به خدمت |
| کمک به ورود نشانی | تکمیل نشانی در فرم‌ها | ایالات متحده |
| پرداخت آنلاین | دریافت پرداخت‌ها و صدور صورت‌حساب | اتحادیه اروپا |
| سنجش مخاطبان (با رضایت شما) | آمار بازدیدها | اتحادیه اروپا |
فهرست نام‌به‌نام این ارائه‌دهندگان، همراه با نقش، کشور و تضمین انتقال قابل اعمال، در پیوست B قرارداد پردازش داده‌ها آمده است؛ این فهرست برای شرکت‌های مشتری در «شرکت من» (اسناد قرارداد) در دسترس است و در صورت تقاضا از طریق contact@polymatch.eu ارائه می‌شود.
7. انتقال به خارج از اتحادیه اروپا
داده‌های شما در اتحادیه اروپا میزبانی می‌شوند. برخی ارائه‌دهندگان در ایالات متحده مستقرند یا ممکن است از آنجا به داده‌ها دسترسی داشته باشند: در این صورت انتقال بر تصمیم کفایت (EU–US Data Privacy Framework) یا بر شروط قراردادی استاندارد کمیسیون اروپا، همراه با تدابیر فنی تکمیلی، متکی است. می‌توانید رونوشتی از این تضمین‌ها را از contact@polymatch.eu تقاضا کنید.
8. امنیت
رمزگذاری ارتباطات (TLS) و داده‌های ذخیره‌شده نزد میزبان؛ کنترل دسترسی بر اساس شرکت و نقش تا سطح پایگاه داده؛ احراز هویت همراه با حفاظت در برابر گذرواژه‌های افشاشده؛ خروج خودکار پس از 7 روز عدم فعالیت؛ بررسی ضدربات هنگام ثبت‌نام و ورود؛ نگهداری اسرار فنی در یک گاوصندوق اختصاصی؛ پشتیبان‌های رمزگذاری‌شده؛ ثبت اقدامات مدیریتی؛ آزمون‌های خودکار پیش از هر انتشار.
9. کوکی‌ها
کوکی‌های مورد استفاده و انتخاب‌های شما در سیاست کوکی‌ها شرح داده شده‌اند.
10. حقوق شما
شما می‌توانید رونوشتی از داده‌های خود دریافت کنید، آن‌ها را اصلاح کنید، پاک کردن آن‌ها را تقاضا کنید، محدودسازی پردازش آن‌ها را تقاضا کنید، به پردازش مبتنی بر منافع مشروع اعتراض کنید، داده‌های خود را در قالبی قابل انتقال دریافت کنید و هر رضایتی را در هر زمان پس بگیرید.
- دسترسی و قابلیت انتقال: دکمه «دانلود داده‌های من» در تنظیمات شما فایلی تولید می‌کند که شامل آنچه خودتان در پلتفرم وارد یا انجام داده‌اید است. جزئیات کامل پردازش‌های مربوط به شما را می‌توان به‌صورت کتبی تقاضا کرد؛ ما ظرف یک ماه پاسخ می‌دهیم.
- اصلاح: پروفایل شما و صفحه «شرکت من».
- پاک کردن: دکمه «حذف حساب من» در تنظیمات شما حساب شخصی شما را حذف می‌کند؛ بستن یک شرکت توسط یک مدیر از «شرکت من» تقاضا می‌شود. داده‌هایی که مشمول تکلیف نگهداری‌اند (صورت‌حساب‌ها، اثبات پذیرش) برای مدت قانونی نگهداری و سپس حذف می‌شوند.
- اعتراض: برای شرکت‌های ثبت‌نام‌نشده، هر پیام پست الکترونیکی شامل پیوندی برای توقف تماس و تقاضای حذف برگه‌هاست؛ برای خبرنامه، پیوند لغو اشتراک.
- هر تقاضایی را می‌توان به contact@polymatch.eu نیز ارسال کرد. ممکن است تأیید هویتی معقول از شما بخواهیم.
می‌توانید به رئیس اداره حفاظت از داده‌های شخصی لهستان (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warsaw, uodo.gov.pl) یا به مرجع نظارتی کشور محل اقامت خود شکایت کنید.
11. افراد نابالغ
پلتفرم مختص فعالان حرفه‌ای بالغ است. ما آگاهانه از افراد نابالغ داده جمع‌آوری نمی‌کنیم.
12. تغییرات
ما هر نسخه جدید را همراه با تاریخ آن منتشر می‌کنیم. تغییرات اساسی دست‌کم چهارده روز پیش از لازم‌الاجرا شدن، از طریق پست الکترونیکی به کاربران ثبت‌نام‌شده اطلاع داده می‌شود.