Tietosuojaseloste
Versio 1.0 — voimassa 3. marraskuuta 2026 alkaen
Versio 1.0 — 3. marraskuuta 2026. Tässä selosteessa kerrotaan, mitä henkilötietoja PolyMatch käsittelee, miksi, kuinka kauan ja kenen kanssa sekä miten voit käyttää oikeuksiasi. Sitä sovelletaan sivuston kävijöihin, rekisteröityneisiin Käyttäjiin, listattujen yritysten yhteyshenkilöihin riippumatta siitä, ovatko yritykset rekisteröityneet, sekä sähköpostiemme vastaanottajiin.
1. Rekisterinpitäjä
[Etunimi SUKUNIMI], yksityinen elinkeinonharjoittaja (CEIDG), [rekisteröity osoite], Puola, NIP [NIP]. Yhteystieto kaikissa tietojasi koskevissa kysymyksissä: contact@polymatch.eu. PolyMatch ei ole nimittänyt tietosuojavastaavaa, koska nimittäminen ei ole sen toiminnan kannalta pakollista.
2. Mitä tietoja, miksi, millä perusteella, kuinka kauan
| Tiedot | Tarkoitus | Oikeusperuste (GDPR) | Säilytysaika |
|---|---|---|---|
| Käyttäjätili: sukunimi, etunimi, tehtävänimike, työsähköposti, puhelinnumero jos annettu, kieli, ensisijaiset mittayksiköt, salasana (tiivistettynä), ilmoitusasetukset | Tilisi luominen ja hallinnointi, tunnistautumisesi, sinulle ilmoittaminen | Sopimuksen täyttäminen (6 artiklan 1 kohdan b alakohta) | Tilin voimassaoloaika, minkä jälkeen poisto 30 päivän kuluessa; tietoturvalokeilla on oma säilytysaikansa |
| Yritys: virallinen nimi, osoitteet, tunniste- ja ALV-numerot, toimipaikat, logo, sertifikaatit, yleinen yhteyssähköpostiosoite | Yrityksen listaaminen, yhteyteen saattaminen ja laskuttaminen | Sopimuksen täyttäminen; oikeutettu etu (listaus sopimuksen päättymisen jälkeen) | Niin kauan kuin Yritys on listattuna, sen jälkeen lakisääteiset säilytysajat |
| Sisältö: tekniset tietolehdet, laadut, valokuvat, projektit, viestit, tarjoukset, jaetut asiakirjat, valinnan perustelut | Palvelujen tarjoaminen (poiminta, matching, liidit, viestintä, tarjoukset) | Sopimuksen täyttäminen | Listauksen tai osuman kesto; viestiketjut arkistoidaan 3 kuukauden käyttämättömyyden jälkeen ja säilytetään niin kauan kuin molemmat Yritykset ovat olemassa |
| Ehtojen hyväksyminen ja suostumukset: versio, päivämäärä, kieli, sertifioitu profiili, uutiskirjevalinta | Sen todistaminen, mitä on hyväksytty | Lakisääteinen velvoite ja oikeutettu etu (todisteet) | 6 vuotta sopimuksen päättymisen jälkeen |
| Toimintaloki: Alustalla suoritetut toimet (näytetty järjestys, avattu tietolehti, vertailu, lähetetty liidi, lähetetty sähköposti), virheet | Tietoturva, jäljitettävyys, käytön mittaaminen, palvelun parantaminen | Oikeutettu etu | 24 kuukautta |
| Tekniset tiedot: IP-osoite, selain, kirjautumisten aikaleimat, bottitarkistuksen tulos | Tietoturva, pyyntömäärien rajoittaminen, väärinkäytösten estäminen | Oikeutettu etu | Enintään 12 kuukautta |
| Laskutus: laskutusosoite, laskut, maksuviitteet (ei koskaan korttinumeroita, jotka säilyttää maksupalvelun tarjoaja) | Laskuttaminen, kirjanpito | Lakisääteinen velvoite (kirjanpito, verotus) | 5 vuotta kyseisen verovuoden päättymisestä |
| Uutiskirje: sähköpostiosoite, kieli, avaukset | Uutistemme lähettäminen sinulle | Suostumus (6 artiklan 1 kohdan a alakohta) | Kunnes suostumus peruutetaan |
| Rekisteröitymättömät yritykset: yrityksen nimi, julkaistut tekniset tietolehdet, yrityksen julkaisema yhteyssähköpostiosoite sekä tarvittaessa sellaisen yhteyshenkilön nimi, tehtävä ja työyhteystiedot, jotka yritys on julkistanut tai itse luovuttanut (käyntikortti, messut) | Kierrätettyjen materiaalien viitetietokannan rakentaminen; yrityksen informoiminen siitä, että ostaja etsii jotakin sen materiaaleista; yrityksen kutsuminen rekisteröitymään | Oikeutettu etu (6 artiklan 1 kohdan f alakohta): ammatillinen yhteensaattaminen, joka perustuu yrityksen itse julkaisemiin tietoihin | Kunnes yritys vastustaa käsittelyä, rekisteröityy tai sen tietolehdet poistetaan; tarkistetaan 3 vuoden välein |
| Toiselta Yritykseltä avaamisen jälkeen saadut tiedot: vastapuoltesi henkilöllisyys ja yhteystiedot | Esittelyn mahdollistaminen | Sopimuksen täyttäminen | Osuman ja projektin kesto |
| Tukipyynnöt, ilmoitukset, reklamaatiot | Niihin vastaaminen, tarvittavien toimenpiteiden toteuttaminen | Sopimuksen täyttäminen; oikeutettu etu | 3 vuotta käsittelyn päättymisen jälkeen |
Lomakkeissa pakollisiksi merkityt tiedot ovat tarpeen tilin luomiseksi tai palvelun tarjoamiseksi; ilman niitä palvelua ei voida tarjota.
3. Mistä tiedot saadaan
Sinulta, kun luot tilin, täydennät yrityksesi tietoja tai käytät Alustaa; Yritykseltäsi tai sen Pääkäyttäjältä, kun he kutsuvat sinut; toiselta Yritykseltä avaamisen jälkeen; julkisista lähteistä rekisteröitymättömien yritysten osalta (yrityksen verkkosivusto, julkaistut luettelot ja tekniset tietolehdet, messut, yrityksen luovuttamat käyntikortit). Kun otamme yhteyttä rekisteröitymättömään yritykseen ensimmäistä kertaa, sähköpostissa kerrotaan tietojen lähde ja se, miten käsittelyä voi vastustaa.
4. Kolmansien osapuolten tiedot sisällössäsi
Jos syötät Alustalle kolmansien osapuolten henkilötietoja (alihankkijoiden tai asiakkaiden yhteyshenkilöt, asiakirjoissa tai viesteissä mainitut henkilöt), Yrityksesi on näiden tietojen rekisterinpitäjä GDPR:ssä tarkoitetulla tavalla, ja PolyMatch käsittelee niitä sen lukuun Tietojenkäsittelysopimuksen (Ehtojen Liite 1) nojalla. Rajoita tällaiset tiedot välttämättömään.
5. Tekoäly ja automaattiset päätökset
Alusta käyttää tekoälypalveluja teknisten tietolehtien ominaisuuksien poimimiseen, materiaalien ja sertifikaattien valokuvien analysointiin, tekstien standardointiin ja kääntämiseen, kriteerien painotuksen ehdottamiseen ja järjestyksiä koskevien selitysten kirjoittamiseen. Näille palveluille lähetettävä sisältö koostuu teknisistä asiakirjoista, projektikuvauksista ja viesteistä; matching-moottori ei saa Ostajan henkilöllisyyttä. Viestit kääntää tekoälypalvelu: vältä kirjoittamasta niihin tarpeettomia henkilötietoja. Mitään sinua koskevia oikeusvaikutuksia aiheuttavaa päätöstä ei tehdä automaattisesti: järjestykset ovat suuntaa antavia, ja yritystilin aktivoinnista päättää ihminen.
6. Kuka saa tietosi
- Muut Yritykset: ennen avaamista Toimittaja näkee Ostajasta ainoastaan sen maan, alueen ja spesifikaation, eikä Ostaja näe Laadun nimeä eikä Toimittajan nimeä; avaamisen jälkeen kumpikin osapuoli näkee toisen osapuolen yhteyshenkilöiden henkilöllisyyden ja työyhteystiedot.
- Tekniset palveluntarjoajamme, jotka toimivat ainoastaan ohjeidemme mukaisesti ja tietojenkäsittelysopimuksen nojalla (alla oleva taulukko).
- Viranomaiset, kun laki sitä edellyttää.
| Palveluntarjoajan luokka | Rooli | Käsittelypaikka |
|---|---|---|
| Tietokannan ylläpito, tunnistautuminen, tiedostojen tallennus | Alustan ylläpitäminen | Euroopan unioni (Irlanti) |
| Sivuston ja käsittelyjen suorittaminen | Sivujen tarjoaminen, toimintojen suorittaminen | Euroopan unioni (Dublin); palveluntarjoaja sijoittautunut Yhdysvaltoihin |
| Poiminta- ja asiakirjojen muodostusmoottorit | Teknisten tietolehtien analysointi, PDF-tiedostojen tuottaminen | Euroopan unioni |
| Sähköpostien lähettäminen | Ilmoitukset ja sopimukseen liittyvät sähköpostit | Euroopan unioni (Ranska) |
| Bottisuojaus ja tiedostojen varmuuskopiointi | Tietoturva, varmuuskopio | Maailmanlaajuinen verkko; palveluntarjoaja sijoittautunut Yhdysvaltoihin |
| Välimuisti ja pyyntömäärien rajoittaminen | Tietoturva, suorituskyky | Euroopan unioni |
| Tekoälypalvelut | Poiminta, standardointi, kääntäminen, järjestykseen asettaminen | Euroopan unioni tai Yhdysvallat palvelusta riippuen |
| Osoitteen syöttämisen apu | Osoitteen täydentäminen lomakkeissa | Yhdysvallat |
| Verkkomaksaminen | Maksujen periminen ja laskuttaminen | Euroopan unioni |
| Kävijämittaus (suostumuksellasi) | Käyntitilastot | Euroopan unioni |
Näiden palveluntarjoajien nimetty luettelo rooleineen, maineen ja sovellettavine siirtoja koskevine suojatoimineen on esitetty Tietojenkäsittelysopimuksen Liitteessä B; se on asiakasyritysten saatavilla kohdassa Yritykseni (Sopimusasiakirjat), ja se toimitetaan pyynnöstä, joka osoitetaan osoitteeseen contact@polymatch.eu.
7. Siirrot Euroopan unionin ulkopuolelle
Tietosi säilytetään Euroopan unionissa. Jotkin palveluntarjoajat ovat sijoittautuneet Yhdysvaltoihin tai voivat käsitellä tietoja sieltä käsin: siirto perustuu tällöin tietosuojan riittävyyttä koskevaan päätökseen (EU:n ja Yhdysvaltojen välinen tietosuojakehys, EU–US Data Privacy Framework) tai Euroopan komission vakiosopimuslausekkeisiin, joita täydennetään teknisillä toimenpiteillä. Voit pyytää jäljennöksen näistä suojatoimista osoitteesta contact@polymatch.eu.
8. Tietoturva
Tietoliikenteen (TLS) ja tallennettujen tietojen salaus palveluntarjoajan palvelimilla; Yrityskohtainen ja roolikohtainen pääsynhallinta tietokantatasolle asti; tunnistautuminen, jossa on suojaus vaarantuneita salasanoja vastaan; uloskirjaus 7 päivän käyttämättömyyden jälkeen; bottitarkistus rekisteröitymisen ja kirjautumisen yhteydessä; tekniset salaisuudet säilytetään erillisessä holvissa; salatut varmuuskopiot; ylläpitotoimien kirjaaminen; automaattiset testit ennen jokaista julkaisua.
9. Evästeet
Käytetyt evästeet ja valintasi kuvataan Evästekäytännössä.
10. Oikeutesi
Voit saada jäljennöksen tiedoistasi, oikaista niitä, pyytää niiden poistamista, pyytää niiden käsittelyn rajoittamista, vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä, saada tietosi siirrettävässä muodossa ja peruuttaa suostumuksen milloin tahansa.
- Pääsy tietoihin ja siirrettävyys: asetuksissasi oleva ”Lataa tietoni” -painike tuottaa tiedoston, joka sisältää sen, mitä olet itse syöttänyt tai tehnyt Alustalla. Täydellistä selvitystä sinua koskevasta käsittelystä voi pyytää kirjallisesti; vastaamme kuukauden kuluessa.
- Oikaisu: profiilisi ja Yritykseni-sivu.
- Poistaminen: asetuksissasi oleva ”Poista tilini” -painike poistaa henkilökohtaisen tilisi; Yrityksen sulkemista pyytää Pääkäyttäjä kohdassa Yritykseni. Säilytysvelvollisuuden alaiset tiedot (laskut, hyväksymisen todisteet) säilytetään lakisääteisen ajan ja poistetaan sen jälkeen.
- Vastustaminen: rekisteröitymättömien yritysten osalta jokaisessa sähköpostissa on linkki, jolla voi lopettaa yhteydenotot ja pyytää tietolehtien poistamista; uutiskirjeen osalta tilauksen peruutuslinkki.
- Kaikki pyynnöt voi lähettää myös osoitteeseen contact@polymatch.eu. Voimme pyytää kohtuullista henkilöllisyyden todentamista.
Voit tehdä valituksen Puolan henkilötietojen suojaviraston johtajalle (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Varsova, uodo.gov.pl) tai asuinmaasi valvontaviranomaiselle.
11. Alaikäiset
Alusta on tarkoitettu yksinomaan täysi-ikäisille ammattilaisille. Emme tietoisesti kerää tietoja alaikäisiltä.
12. Muutokset
Julkaisemme jokaisen uuden version päivämäärineen. Olennaisista muutoksista ilmoitetaan rekisteröityneille Käyttäjille sähköpostitse vähintään neljätoista päivää ennen niiden voimaantuloa.