Informativa sulla privacy
Versione 1.0 — in vigore dal 3 novembre 2026
Versione 1.0 — 3 novembre 2026. La presente informativa spiega quali dati personali tratta PolyMatch, perché, per quanto tempo, con chi e come esercitare i propri diritti. Si applica ai visitatori del sito, agli Utenti registrati, alle persone di contatto delle aziende presenti sulla Piattaforma, registrate o meno, e ai destinatari delle nostre e-mail.
1. Titolare del trattamento
[Nome COGNOME], imprenditore individuale (CEIDG), [indirizzo della sede legale], Polonia, NIP [NIP]. Contatto per qualsiasi domanda sui suoi dati: contact@polymatch.eu. PolyMatch non ha nominato un responsabile della protezione dei dati, poiché tale nomina non è obbligatoria per la sua attività.
2. Quali dati, perché, su quale base giuridica, per quanto tempo
| Dati | Finalità | Base giuridica (GDPR) | Periodo di conservazione |
|---|---|---|---|
| Account utente: cognome, nome, funzione aziendale, e-mail aziendale, telefono se fornito, lingua, unità preferite, password (sottoposta a hash), preferenze di notifica | Creare e gestire il suo account, autenticarla, inviarle notifiche | Esecuzione del contratto (art. 6(1)(b)) | Durata dell'account, poi cancellazione entro 30 giorni; i log di sicurezza seguono un proprio periodo |
| Azienda: ragione sociale, indirizzi, numeri di identificazione e di partita IVA, sedi, logo, certificati, indirizzo e-mail di contatto generico | Rendere l'Azienda presente sulla Piattaforma, metterla in contatto, fatturarle | Esecuzione del contratto; legittimo interesse (presenza sulla Piattaforma dopo la cessazione del contratto) | Finché l'Azienda è presente sulla Piattaforma, poi periodi previsti dalla legge |
| Contenuti: schede tecniche, grade, foto, progetti, messaggi, offerte, documenti condivisi, motivi di una scelta | Fornire i servizi (estrazione, matching, lead, messaggistica, offerte) | Esecuzione del contratto | Durata della presenza sulla Piattaforma o del match; conversazioni archiviate dopo 3 mesi di inattività e conservate finché esistono entrambe le Aziende |
| Accettazione delle condizioni e consensi: versione, data, lingua, profilo certificato, scelta relativa alla newsletter | Dimostrare ciò che è stato accettato | Obbligo legale e legittimo interesse (prova) | 6 anni dopo la cessazione del contratto |
| Registro delle attività: azioni compiute nella Piattaforma (ordinamento visualizzato, scheda aperta, confronto, lead inviato, e-mail inviata), errori | Sicurezza, tracciabilità, misurazione dell'utilizzo, miglioramento del servizio | Legittimo interesse | 24 mesi |
| Dati tecnici: indirizzo IP, browser, data e ora degli accessi, esito del controllo anti-bot | Sicurezza, limitazione delle richieste, prevenzione degli abusi | Legittimo interesse | 12 mesi al massimo |
| Fatturazione: indirizzo di fatturazione, fatture, riferimenti di pagamento (mai i numeri di carta, conservati dal fornitore dei servizi di pagamento) | Fatturare, tenere la contabilità | Obbligo legale (contabile, fiscale) | 5 anni dalla fine dell'esercizio fiscale di riferimento |
| Newsletter: e-mail, lingua, aperture | Inviarle le nostre novità | Consenso (art. 6(1)(a)) | Fino alla revoca del consenso |
| Aziende non registrate: nome dell'azienda, schede tecniche pubblicate, indirizzo e-mail di contatto pubblicato dall'azienda e, se del caso, nome, funzione e recapiti aziendali di una persona di contatto resi pubblici dall'azienda o da essa consegnati (biglietto da visita, fiera) | Costituire una base di riferimento di materiali riciclati; informare un'azienda che un acquirente cerca uno dei suoi materiali; invitarla a registrarsi | Legittimo interesse (art. 6(1)(f)): messa in contatto professionale basata su informazioni che l'azienda stessa ha pubblicato | Fino all'opposizione, alla registrazione dell'azienda o alla rimozione delle sue schede; riesame ogni 3 anni |
| Dati ricevuti da un'altra Azienda dopo uno sblocco: identità e recapiti dei suoi interlocutori | Consentire la messa in contatto | Esecuzione del contratto | Durata del match e del progetto |
| Richieste di assistenza, segnalazioni, reclami | Rispondervi, adottare le misure necessarie | Esecuzione del contratto; legittimo interesse | 3 anni dopo la chiusura |
I dati indicati come obbligatori nei moduli sono necessari per creare l'account o fornire il servizio; in loro assenza, il servizio non può essere fornito.
3. Da dove provengono i dati
Da lei, quando crea un account, completa i dati della sua azienda o utilizza la Piattaforma; dalla sua Azienda o dal suo Amministratore, quando la invitano; da un'altra Azienda, dopo uno sblocco; da fonti pubbliche per le aziende non registrate (sito web dell'azienda, cataloghi e schede tecniche pubblicati, fiere, biglietti da visita consegnati dall'azienda). Quando contattiamo per la prima volta un'azienda non registrata, l'e-mail indica la fonte dei dati e le modalità per opporsi.
4. Dati di terzi nei suoi contenuti
Se inserisce nella Piattaforma dati personali di terzi (recapiti di subappaltatori o clienti, persone menzionate in documenti o messaggi), la sua Azienda è titolare del trattamento di tali dati ai sensi del GDPR e PolyMatch li tratta per suo conto ai sensi dell'Accordo sul Trattamento dei Dati (Allegato 1 alle Condizioni). Limiti tali dati a quanto necessario.
5. Intelligenza artificiale e decisioni automatizzate
La Piattaforma utilizza servizi di intelligenza artificiale per estrarre le proprietà delle schede tecniche, analizzare foto di materiale e certificati, standardizzare e tradurre testi, proporre una ponderazione dei criteri e redigere spiegazioni dell'ordinamento. I contenuti inviati a tali servizi consistono in documenti tecnici, descrizioni di progetti e messaggi; il motore di matching non riceve l'identità dell'Acquirente. I messaggi sono tradotti da un servizio di IA: eviti di inserirvi dati personali non necessari. Nessuna decisione che produca effetti giuridici che la riguardano è adottata in modo automatizzato: gli ordinamenti sono indicativi e l'attivazione di un account aziendale è decisa da una persona.
6. Chi riceve i suoi dati
- Le altre Aziende: prima di uno sblocco, un Fornitore vede dell'Acquirente soltanto il paese, la regione e la specifica, e un Acquirente non vede né il nome del Grade né quello del Fornitore; dopo lo sblocco, ciascuna parte vede l'identità e i recapiti aziendali dei referenti dell'altra parte.
- I nostri fornitori di servizi tecnici, che agiscono esclusivamente su nostra istruzione e in base a un accordo sul trattamento dei dati (tabella seguente).
- Le autorità, quando la legge lo richiede.
| Categoria di fornitore | Ruolo | Luogo del trattamento |
|---|---|---|
| Hosting della banca dati, autenticazione, archiviazione dei file | Far funzionare la Piattaforma | Unione europea (Irlanda) |
| Esecuzione del sito e dei trattamenti | Servire le pagine, eseguire le funzioni | Unione europea (Dublino); fornitore stabilito negli Stati Uniti |
| Motori di estrazione e di generazione dei documenti | Analizzare le schede tecniche, generare i PDF | Unione europea |
| Invio delle e-mail | Notifiche ed e-mail contrattuali | Unione europea (Francia) |
| Protezione anti-bot e backup dei file | Sicurezza, copia di backup | Rete globale; fornitore stabilito negli Stati Uniti |
| Cache e limitazione delle richieste | Sicurezza, prestazioni | Unione europea |
| Servizi di intelligenza artificiale | Estrazione, standardizzazione, traduzione, ordinamento | Unione europea o Stati Uniti a seconda del servizio |
| Assistenza all'inserimento degli indirizzi | Completare un indirizzo nei moduli | Stati Uniti |
| Pagamento online | Riscuotere i pagamenti e fatturare | Unione europea |
| Misurazione dell'audience (con il suo consenso) | Statistiche delle visite | Unione europea |
L'elenco nominativo di tali fornitori, con il loro ruolo, il paese e la garanzia di trasferimento applicabile, figura nell'Allegato B dell'Accordo sul Trattamento dei Dati; è accessibile alle Aziende clienti in La mia azienda (Documenti contrattuali) ed è fornito su richiesta a contact@polymatch.eu.
7. Trasferimenti al di fuori dell'Unione europea
I suoi dati sono ospitati nell'Unione europea. Alcuni fornitori sono stabiliti negli Stati Uniti o possono accedere ai dati da tale paese: il trasferimento si basa in tal caso su una decisione di adeguatezza (EU-US Data Privacy Framework) o sulle clausole contrattuali tipo della Commissione europea, integrate da misure tecniche. Può richiedere una copia di tali garanzie a contact@polymatch.eu.
8. Sicurezza
Cifratura delle comunicazioni (TLS) e dei dati inattivi presso il fornitore di hosting; controllo degli accessi per Azienda e per ruolo fino al livello della banca dati; autenticazione con protezione contro le password compromesse; disconnessione dopo 7 giorni di inattività; controllo anti-bot alla registrazione e all'accesso; segreti tecnici custoditi in un archivio dedicato; backup cifrati; registrazione delle azioni di amministrazione; test automatizzati prima di ogni rilascio.
9. Cookie
I cookie utilizzati e le sue scelte sono descritti nella Cookie Policy.
10. I suoi diritti
Può ottenere una copia dei suoi dati, rettificarli, chiederne la cancellazione, chiedere la limitazione del loro trattamento, opporsi al trattamento basato sul legittimo interesse, ricevere i suoi dati in un formato portabile e revocare un consenso in qualsiasi momento.
- Accesso e portabilità: il pulsante "Scarica i miei dati" nelle sue impostazioni genera un file contenente ciò che ha personalmente inserito o compiuto sulla Piattaforma. Il dettaglio completo dei trattamenti che la riguardano può essere richiesto per iscritto; rispondiamo entro un mese.
- Rettifica: il suo profilo e la pagina La mia azienda.
- Cancellazione: il pulsante "Elimina il mio account" nelle sue impostazioni elimina il suo account personale; la chiusura di un'Azienda è richiesta da un Amministratore da La mia azienda. I dati soggetti a un obbligo di conservazione (fatture, prova dell'accettazione) sono conservati per il periodo previsto dalla legge e poi cancellati.
- Opposizione: per le aziende non registrate, ogni e-mail contiene un link per non essere più contattate e per chiedere la rimozione delle schede; per la newsletter, un link di disiscrizione.
- Qualsiasi richiesta può essere inviata anche a contact@polymatch.eu. Possiamo chiedere una ragionevole verifica dell'identità.
Può proporre reclamo al Presidente dell'Ufficio polacco per la protezione dei dati personali (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl) o all'autorità di controllo del suo paese di residenza.
11. Minori
La Piattaforma è riservata a professionisti maggiorenni. Non raccogliamo consapevolmente dati di minori.
12. Modifiche
Pubblichiamo ogni nuova versione con la relativa data. Le modifiche sostanziali sono notificate via e-mail agli Utenti registrati almeno quattordici giorni prima della loro entrata in vigore.