プライバシーポリシー
バージョン1.0 — 2026年11月3日施行
バージョン1.0 — 2026年11月3日。本ポリシーは、PolyMatchがどの個人データを、なぜ、どのくらいの期間、誰と共有して処理するか、またお客様がご自身の権利をどのように行使できるかを説明するものです。本ポリシーは、本サイトの訪問者、登録ユーザー、掲載企業（登録の有無を問いません）の担当者、および当社の電子メールの受信者に適用されます。
1. データ管理者
[氏名]、個人事業主（CEIDG）、[登記上の住所]、ポーランド、NIP [NIP]。お客様のデータに関するお問い合わせ先：contact@polymatch.eu。PolyMatchは、その活動においてデータ保護責任者の選任が義務付けられていないため、データ保護責任者を選任していません。
2. どのデータを、なぜ、どの根拠に基づき、どのくらいの期間
| データ | 目的 | 法的根拠（GDPR） | 保存期間 |
|---|---|---|---|
| ユーザーアカウント：姓、名、職務、業務用電子メール、電話番号（提供された場合）、言語、優先単位、パスワード（ハッシュ化）、通知設定 | アカウントの作成および管理、認証、通知 | 契約の履行（第6条(1)(b)） | アカウントの存続期間、その後30日以内に削除。セキュリティログはそれぞれの保存期間に従います |
| 企業：法人名、住所、識別番号およびVAT番号、拠点、ロゴ、証明書、汎用的な連絡先電子メールアドレス | 企業の掲載、紹介および請求 | 契約の履行、正当な利益（契約終了後の掲載） | 企業が掲載されている間、その後は法定期間 |
| コンテンツ：技術データシート、グレード、写真、プロジェクト、メッセージ、オファー、共有書類、選択の理由 | サービスの提供（抽出、マッチング、リード、メッセージ機能、オファー） | 契約の履行 | 掲載またはマッチの存続期間。メッセージスレッドは3か月間活動がない場合にアーカイブされ、両企業が存続する限り保存されます |
| 規約への同意および各種同意：バージョン、日付、言語、証明されたプロファイル、ニュースレターに関する選択 | 同意した内容の証明 | 法的義務および正当な利益（証拠） | 契約終了後6年間 |
| 活動ログ：本プラットフォームで行われた操作（表示された順位、開かれたシート、比較、送信されたリード、送信された電子メール）、エラー | セキュリティ、追跡可能性、利用状況の測定、サービスの改善 | 正当な利益 | 24か月 |
| 技術データ：IPアドレス、ブラウザ、ログイン日時、ボット対策チェックの結果 | セキュリティ、レート制限、不正利用の防止 | 正当な利益 | 最長12か月 |
| 請求：請求先住所、請求書、支払参照情報（カード番号は決済事業者が保管するため、決して含まれません） | 請求、会計帳簿の保持 | 法的義務（会計、税務） | 当該課税年度の終了から5年間 |
| ニュースレター：電子メール、言語、開封状況 | 当社のお知らせの送付 | 同意（第6条(1)(a)） | 同意の撤回まで |
| 未登録企業：企業名、公開された技術データシート、企業が公開した連絡先電子メールアドレス、および該当する場合には、企業が公開し、または企業から渡された（名刺、展示会）担当者の氏名、職務および業務用連絡先 | 再生材料の参照データベースの構築、企業の材料のいずれかをバイヤーが探していることの当該企業への通知、当該企業への登録の勧誘 | 正当な利益（第6条(1)(f)）：企業自身が公開した情報に基づく事業者間のマッチング | 異議申立て、当該企業の登録またはそのシートの削除まで。3年ごとに見直し |
| アンロック後に他の企業から受領するデータ：お客様の相手方担当者の身元および連絡先 | 紹介の実現 | 契約の履行 | マッチおよびプロジェクトの存続期間 |
| サポート依頼、通報、苦情 | 回答および必要な措置の実施 | 契約の履行、正当な利益 | 終了後3年間 |
フォームで必須と表示されたデータは、アカウントの作成またはサービスの提供に必要です。これがなければ、サービスを提供することはできません。
3. データの取得元
お客様から（アカウントの作成時、企業情報の入力時または本プラットフォームの利用時）、お客様の企業またはその管理者から（お客様を招待する時）、他の企業から（アンロック後）、未登録企業については公開情報源から（企業のウェブサイト、公開されたカタログおよび技術データシート、展示会、企業から渡された名刺）。当社が未登録企業に初めて連絡する際には、その電子メールにデータの取得元および異議の申立て方法を記載します。
4. お客様のコンテンツに含まれる第三者のデータ
お客様が本プラットフォームに第三者の個人データ（外注先もしくは顧客の連絡先、書類もしくはメッセージにおいて名前が挙げられた者）を入力する場合、お客様の企業がGDPRにいう当該データのデータ管理者となり、PolyMatchはデータ処理契約（規約の附属書1）に基づき、その企業のために当該データを処理します。このようなデータは必要な範囲に限定してください。
5. 人工知能および自動化された意思決定
本プラットフォームは、技術データシートの特性の抽出、材料および証明書の写真の解析、文章の標準化および翻訳、基準の重み付けの提案、ならびに順位付けの説明文の作成のために、人工知能サービスを利用します。これらのサービスに送信されるコンテンツは、技術書類、プロジェクトの説明およびメッセージです。マッチングエンジンはバイヤーの身元を受け取りません。メッセージはAIサービスにより翻訳されるため、不要な個人データをメッセージに記載しないでください。お客様に関して法的効果を生じさせる決定が自動的に行われることはありません。順位付けは参考であり、企業アカウントの有効化は人が判断します。
6. お客様のデータの受領者
- 他の企業：アンロック前は、サプライヤーはバイヤーについてその国、地域および仕様のみを閲覧でき、バイヤーはグレードの名称もサプライヤーの名称も閲覧できません。アンロック後は、各当事者が相手方の担当者の身元および業務用連絡先を閲覧できます。
- 当社の技術サービス提供者。これらの提供者は、当社の指示に基づいてのみ、データ処理契約に従って行為します（下表）。
- 法律が要求する場合における当局。
| 提供者の区分 | 役割 | 処理地 |
|---|---|---|
| データベースのホスティング、認証、ファイル保存 | 本プラットフォームの運用 | 欧州連合（アイルランド） |
| サイトおよび処理の実行 | ページの配信、機能の実行 | 欧州連合（ダブリン）。提供者は米国に所在 |
| 抽出エンジンおよび書類レンダリングエンジン | 技術データシートの解析、PDFの作成 | 欧州連合 |
| 電子メールの送信 | 通知および契約上の電子メール | 欧州連合（フランス） |
| ボット対策およびファイルのバックアップ | セキュリティ、バックアップコピー | グローバルネットワーク。提供者は米国に所在 |
| キャッシュおよびレート制限 | セキュリティ、パフォーマンス | 欧州連合 |
| 人工知能サービス | 抽出、標準化、翻訳、順位付け | サービスに応じて欧州連合または米国 |
| 住所入力支援 | フォームにおける住所の補完 | 米国 |
| オンライン決済 | 支払いの受領および請求 | 欧州連合 |
| アクセス解析（お客様の同意がある場合） | 訪問統計 | 欧州連合 |
これらの提供者の名称入りリストは、その役割、国および適用される移転の保護措置とともに、データ処理契約の附属書Bに記載されています。このリストは、顧客企業が「マイカンパニー」（契約書類）で閲覧でき、contact@polymatch.eu へのご請求に応じて提供されます。
7. 欧州連合域外への移転
お客様のデータは欧州連合内でホスティングされています。一部の提供者は米国に所在し、または米国からデータにアクセスする場合があります。その場合、移転は十分性認定（EU–米国データプライバシーフレームワーク）または欧州委員会の標準契約条項に基づき、技術的措置により補完されます。これらの保護措置の写しは、contact@polymatch.eu に請求することができます。
8. セキュリティ
通信（TLS）およびホスティング事業者における保存データの暗号化、データベースのレベルに至るまでの企業ごと・役割ごとのアクセス制御、漏えいしたパスワードに対する保護を備えた認証、7日間操作がない場合のログアウト、登録時およびログイン時のボット対策チェック、専用の保管庫で管理される技術的な秘密情報、暗号化されたバックアップ、管理操作の記録、各リリース前の自動テスト。
9. Cookie
使用されるCookieおよびお客様の選択肢については、Cookieポリシーに記載されています。
10. お客様の権利
お客様は、いつでも、ご自身のデータの写しを入手し、これを訂正し、その消去を請求し、その処理の制限を請求し、正当な利益に基づく処理に異議を申し立て、ご自身のデータをポータブルな形式で受け取り、また同意を撤回することができます。
- アクセスおよびデータポータビリティ：設定内の「データをダウンロード」ボタンにより、お客様が本プラットフォーム上で自ら入力し、または行った内容を含むファイルが作成されます。お客様に関する処理の詳細全体は書面で請求することができ、当社は一か月以内に回答します。
- 訂正：お客様のプロフィールおよび「マイカンパニー」ページ。
- 消去：設定内の「アカウントを削除」ボタンにより、お客様の個人アカウントが削除されます。企業の閉鎖は、管理者が「マイカンパニー」から申請します。保存義務の対象となるデータ（請求書、同意の証拠）は、法定期間保存された後に削除されます。
- 異議：未登録企業については、各電子メールに、連絡の停止およびシートの削除を請求するためのリンクが含まれています。ニュースレターについては、配信停止リンクが含まれています。
- いかなる請求も contact@polymatch.eu 宛てに送付することができます。当社は、合理的な本人確認を求める場合があります。
お客様は、ポーランド個人データ保護局長（Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warsaw, uodo.gov.pl）またはお客様の居住国の監督機関に苦情を申し立てることができます。
11. 未成年者
本プラットフォームは成年の事業者に限り利用できます。当社は、未成年者のデータを故意に収集することはありません。
12. 変更
当社は、各新バージョンをその日付とともに公開します。重要な変更は、その効力発生の少なくとも十四日前に、登録ユーザーに電子メールで通知されます。