Personvernerklæring
Versjon 1.0 — gjelder fra 3. november 2026
Versjon 1.0 — 3. november 2026. Denne erklæringen forklarer hvilke personopplysninger PolyMatch behandler, hvorfor, hvor lenge, med hvem, og hvordan du utøver dine rettigheter. Den gjelder for besøkende på nettstedet, registrerte Brukere, kontaktpersoner hos oppførte selskaper, enten disse er registrert eller ikke, og mottakere av våre e-poster.
1. Behandlingsansvarlig
[Fornavn ETTERNAVN], enkeltpersonforetak (CEIDG), [registrert adresse], Polen, NIP [NIP]. Kontakt for alle spørsmål om dine opplysninger: contact@polymatch.eu. PolyMatch har ikke utnevnt et personvernombud, ettersom en slik utnevnelse ikke er obligatorisk for virksomheten.
2. Hvilke opplysninger, hvorfor, på hvilket grunnlag, hvor lenge
| Opplysninger | Formål | Rettslig grunnlag (GDPR) | Lagringstid |
|---|---|---|---|
| Brukerkonto: etternavn, fornavn, stilling, e-postadresse i jobbsammenheng, telefon hvis oppgitt, språk, foretrukne måleenheter, passord (hashet), varslingsinnstillinger | Opprette og forvalte kontoen din, autentisere deg, varsle deg | Oppfyllelse av avtalen (art. 6(1)(b)) | Kontoens varighet, deretter sletting innen 30 dager; sikkerhetslogger følger sin egen lagringstid |
| Selskap: foretaksnavn, adresser, identifikasjons- og MVA-numre, anlegg, logo, sertifikater, generisk e-postadresse for kontakt | Oppføre Selskapet, sette det i kontakt, fakturere det | Oppfyllelse av avtalen; berettiget interesse (oppføring etter avtalens opphør) | Så lenge Selskapet er oppført, deretter lovbestemte perioder |
| Innhold: tekniske datablad, kvaliteter, bilder, prosjekter, meldinger, tilbud, delte dokumenter, begrunnelser for et valg | Levere tjenestene (uttrekk, matching, leads, meldinger, tilbud) | Oppfyllelse av avtalen | Oppføringens eller treffets varighet; meldingstråder arkiveres etter 3 måneders inaktivitet og oppbevares så lenge begge Selskapene eksisterer |
| Aksept av vilkårene og samtykker: versjon, dato, språk, sertifisert profil, valg om nyhetsbrev | Bevise hva som ble akseptert | Rettslig forpliktelse og berettiget interesse (bevis) | 6 år etter avtalens opphør |
| Aktivitetslogg: handlinger utført på Plattformen (vist rangering, åpnet datablad, sammenligning, sendt lead, sendt e-post), feil | Sikkerhet, sporbarhet, måling av bruk, forbedring av tjenesten | Berettiget interesse | 24 måneder |
| Tekniske opplysninger: IP-adresse, nettleser, tidspunkter for pålogging, resultat av kontrollen mot roboter | Sikkerhet, begrensning av forespørselsfrekvens, forebygging av misbruk | Berettiget interesse | Høyst 12 måneder |
| Fakturering: fakturaadresse, fakturaer, betalingsreferanser (aldri kortnumre, som oppbevares av betalingstjenesteleverandøren) | Fakturere, føre regnskap | Rettslig forpliktelse (regnskap, skatt) | 5 år fra utløpet av det aktuelle inntektsåret |
| Nyhetsbrev: e-postadresse, språk, åpninger | Sende deg våre nyheter | Samtykke (art. 6(1)(a)) | Til samtykket trekkes tilbake |
| Ikke-registrerte selskaper: selskapsnavn, publiserte tekniske datablad, e-postadresse for kontakt publisert av selskapet og eventuelt navn, stilling og kontaktopplysninger i jobbsammenheng for en kontaktperson som selskapet har offentliggjort eller selv gitt fra seg (visittkort, messe) | Bygge opp en referansebase over resirkulerte materialer; informere et selskap om at en kjøper søker et av dets materialer; invitere det til å registrere seg | Berettiget interesse (art. 6(1)(f)): profesjonell formidling basert på opplysninger som selskapet selv har publisert | Inntil innsigelse, registrering av selskapet eller fjerning av dets datablad; gjennomgås hvert 3. år |
| Opplysninger mottatt fra et annet Selskap etter en opplåsing: identitet og kontaktopplysninger for dine motparter | Muliggjøre introduksjonen | Oppfyllelse av avtalen | Treffets og prosjektets varighet |
| Henvendelser til brukerstøtte, meldinger om innhold, klager | Besvare dem, treffe nødvendige tiltak | Oppfyllelse av avtalen; berettiget interesse | 3 år etter avslutning |
Opplysninger som er merket som obligatoriske i skjemaene, er nødvendige for å opprette kontoen eller levere tjenesten; uten dem kan tjenesten ikke leveres.
3. Hvor opplysningene kommer fra
Fra deg, når du oppretter en konto, fyller ut opplysningene om selskapet ditt eller bruker Plattformen; fra ditt Selskap eller dets Administrator, når de inviterer deg; fra et annet Selskap, etter en opplåsing; fra offentlige kilder for ikke-registrerte selskaper (selskapets nettsted, publiserte kataloger og tekniske datablad, messer, visittkort som selskapet har gitt fra seg). Når vi kontakter et ikke-registrert selskap for første gang, angir e-posten kilden til opplysningene og hvordan man kan protestere.
4. Opplysninger om tredjeparter i innholdet ditt
Hvis du registrerer personopplysninger om tredjeparter på Plattformen (kontaktpersoner hos underleverandører eller kunder, personer som er nevnt i dokumenter eller meldinger), er ditt Selskap behandlingsansvarlig for disse opplysningene i henhold til GDPR, og PolyMatch behandler dem på dets vegne i henhold til Databehandleravtalen (Vedlegg 1 til Vilkårene). Begrens slike opplysninger til det som er nødvendig.
5. Kunstig intelligens og automatiserte avgjørelser
Plattformen bruker tjenester for kunstig intelligens til å trekke ut egenskapene i tekniske datablad, analysere bilder av materialer og sertifikater, standardisere og oversette tekster, foreslå en vekting av kriterier og skrive forklaringer på rangeringer. Innholdet som sendes til disse tjenestene, består av tekniske dokumenter, prosjektbeskrivelser og meldinger; matchingmotoren mottar ikke Kjøperens identitet. Meldinger oversettes av en AI-tjeneste: unngå å skrive unødvendige personopplysninger i dem. Ingen avgjørelse som har rettsvirkning for deg, treffes automatisert: rangeringer er veiledende, og aktiveringen av en selskapskonto avgjøres av et menneske.
6. Hvem som mottar opplysningene dine
- Andre Selskaper: før en opplåsing ser en Leverandør bare Kjøperens land, region og spesifikasjon, og en Kjøper ser verken Kvalitetens navn eller Leverandørens navn; etter opplåsingen ser hver part identiteten og kontaktopplysningene i jobbsammenheng for den andre partens kontaktpersoner.
- Våre tekniske tjenesteleverandører, som bare handler etter våre instrukser og i henhold til en databehandleravtale (tabellen nedenfor).
- Myndigheter, når loven krever det.
| Kategori av leverandør | Rolle | Behandlingssted |
|---|---|---|
| Databasehosting, autentisering, fillagring | Drive Plattformen | Den europeiske union (Irland) |
| Kjøring av nettstedet og behandlinger | Levere sidene, kjøre funksjonene | Den europeiske union (Dublin); leverandør etablert i USA |
| Motorer for uttrekk og dokumentgjengivelse | Analysere tekniske datablad, produsere PDF-filer | Den europeiske union |
| E-postutsendelse | Varsler og avtalemessige e-poster | Den europeiske union (Frankrike) |
| Beskyttelse mot roboter og sikkerhetskopiering av filer | Sikkerhet, sikkerhetskopi | Globalt nettverk; leverandør etablert i USA |
| Hurtigbuffer og begrensning av forespørselsfrekvens | Sikkerhet, ytelse | Den europeiske union |
| Tjenester for kunstig intelligens | Uttrekk, standardisering, oversettelse, rangering | Den europeiske union eller USA avhengig av tjenesten |
| Hjelp ved registrering av adresse | Fullføre en adresse i skjemaene | USA |
| Betaling på nett | Innkreve betalinger og fakturere | Den europeiske union |
| Besøksmåling (med ditt samtykke) | Besøksstatistikk | Den europeiske union |
Den navngitte listen over disse leverandørene, med deres rolle, land og den gjeldende overføringsgarantien, fremgår av Vedlegg B til Databehandleravtalen; den er tilgjengelig for kundeselskaper under Min bedrift (Avtaledokumenter) og utleveres på forespørsel til contact@polymatch.eu.
7. Overføringer utenfor Den europeiske union
Opplysningene dine lagres i Den europeiske union. Enkelte leverandører er etablert i USA eller kan få tilgang til opplysningene derfra: overføringen bygger da på en beslutning om tilstrekkelig beskyttelsesnivå (personvernrammeverket EU–USA, EU–US Data Privacy Framework) eller på Europakommisjonens standard personvernbestemmelser, supplert med tekniske tiltak. Du kan be om en kopi av disse garantiene via contact@polymatch.eu.
8. Sikkerhet
Kryptering av kommunikasjonen (TLS) og av lagrede data hos vertstjenesteleverandøren; tilgangskontroll per Selskap og per rolle helt ned på databasenivå; autentisering med beskyttelse mot kompromitterte passord; utlogging etter 7 dagers inaktivitet; kontroll mot roboter ved registrering og pålogging; tekniske hemmeligheter oppbevart i et eget hvelv; krypterte sikkerhetskopier; logging av administrative handlinger; automatiserte tester før hver utgivelse.
9. Informasjonskapsler
Informasjonskapslene som brukes, og valgene dine er beskrevet i Retningslinjene for informasjonskapsler.
10. Dine rettigheter
Du kan få en kopi av opplysningene dine, rette dem, be om sletting av dem, be om begrensning av behandlingen av dem, protestere mot behandling som bygger på berettiget interesse, motta opplysningene dine i et portabelt format og når som helst trekke tilbake et samtykke.
- Innsyn og dataportabilitet: knappen «Last ned dataene mine» i innstillingene dine lager en fil med det du selv har registrert eller gjort på Plattformen. En fullstendig redegjørelse for behandlingen som gjelder deg, kan kreves skriftlig; vi svarer innen én måned.
- Retting: profilen din og siden Min bedrift.
- Sletting: knappen «Slett kontoen min» i innstillingene dine sletter den personlige kontoen din; stenging av et Selskap bes om under Min bedrift av en Administrator. Opplysninger som er omfattet av en oppbevaringsplikt (fakturaer, bevis på aksept), oppbevares i den lovbestemte perioden og slettes deretter.
- Protest: for ikke-registrerte selskaper inneholder hver e-post en lenke for å slutte å bli kontaktet og for å be om fjerning av databladene; for nyhetsbrevet en lenke for avmelding.
- Enhver anmodning kan også sendes til contact@polymatch.eu. Vi kan be om en rimelig verifisering av identitet.
Du kan klage til lederen av det polske datatilsynet (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl) eller til tilsynsmyndigheten i landet der du er bosatt.
11. Mindreårige
Plattformen er forbeholdt myndige yrkesutøvere. Vi samler ikke bevisst inn opplysninger fra mindreårige.
12. Endringer
Vi publiserer hver nye versjon med dato. Vesentlige endringer varsles registrerte Brukere via e-post minst fjorten dager før de trer i kraft.