Privacybeleid
Versie 1.0 — van kracht vanaf 3 november 2026
Versie 1.0 — 3 november 2026. Dit beleid legt uit welke persoonsgegevens PolyMatch verwerkt, waarom, hoe lang, met wie, en hoe u uw rechten kunt uitoefenen. Het is van toepassing op bezoekers van de site, geregistreerde Gebruikers, contactpersonen van vermelde ondernemingen, al dan niet geregistreerd, en ontvangers van onze e-mails.
1. Verwerkingsverantwoordelijke
[Voornaam ACHTERNAAM], eenmanszaak (CEIDG), [adres van de vestiging], Polen, NIP [NIP]. Contact voor elke vraag over uw gegevens: contact@polymatch.eu. PolyMatch heeft geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld, aangezien deze aanstelling voor zijn activiteit niet verplicht is.
2. Welke gegevens, waarom, op welke grondslag, hoe lang
| Gegevens | Doel | Rechtsgrondslag (AVG) | Bewaartermijn |
|---|---|---|---|
| Gebruikersaccount: achternaam, voornaam, functie, zakelijk e-mailadres, telefoonnummer indien opgegeven, taal, voorkeurseenheden, wachtwoord (gehasht), meldingsvoorkeuren | Uw account aanmaken en beheren, u authenticeren, u meldingen sturen | Uitvoering van de overeenkomst (art. 6(1)(b)) | Duur van het account, daarna verwijdering binnen 30 dagen; beveiligingslogs volgen hun eigen termijn |
| Bedrijf: statutaire naam, adressen, identificatie- en btw-nummers, vestigingen, logo, certificaten, algemeen contact-e-mailadres | Het Bedrijf vermelden, het in contact brengen, het factureren | Uitvoering van de overeenkomst; gerechtvaardigd belang (vermelding na het einde van de overeenkomst) | Zolang het Bedrijf vermeld is, daarna de wettelijke termijnen |
| Inhoud: technische gegevensbladen, grades, foto's, projecten, berichten, aanbiedingen, gedeelde documenten, redenen voor een keuze | De diensten verlenen (extractie, matching, leads, berichtenfunctie, aanbiedingen) | Uitvoering van de overeenkomst | Duur van de vermelding of van de match; berichtendraden gearchiveerd na 3 maanden inactiviteit en bewaard zolang beide Bedrijven bestaan |
| Aanvaarding van de voorwaarden en toestemmingen: versie, datum, taal, gecertificeerd profiel, keuze voor de nieuwsbrief | Bewijzen wat is aanvaard | Wettelijke verplichting en gerechtvaardigd belang (bewijs) | 6 jaar na het einde van de overeenkomst |
| Activiteitenlog: in het Platform verrichte handelingen (weergegeven rangschikking, geopend gegevensblad, vergelijking, verzonden lead, verzonden e-mail), fouten | Beveiliging, traceerbaarheid, gebruiksmeting, verbetering van de dienst | Gerechtvaardigd belang | 24 maanden |
| Technische gegevens: IP-adres, browser, tijdstippen van aanmelding, resultaat van de anti-botcontrole | Beveiliging, snelheidsbeperking, voorkoming van misbruik | Gerechtvaardigd belang | Ten hoogste 12 maanden |
| Facturatie: factuuradres, facturen, betalingsreferenties (nooit kaartnummers, die door de betalingsdienstaanbieder worden bewaard) | Factureren, de boekhouding voeren | Wettelijke verplichting (boekhouding, belastingen) | 5 jaar vanaf het einde van het betrokken belastingjaar |
| Nieuwsbrief: e-mailadres, taal, openingen | U ons nieuws toesturen | Toestemming (art. 6(1)(a)) | Tot intrekking van de toestemming |
| Niet-geregistreerde ondernemingen: bedrijfsnaam, gepubliceerde technische gegevensbladen, door de onderneming gepubliceerd contact-e-mailadres en, in voorkomend geval, de naam, de functie en de zakelijke contactgegevens van een contactpersoon die door de onderneming openbaar zijn gemaakt of door haar zijn overhandigd (visitekaartje, beurs) | Een referentiebestand van gerecyclede materialen opbouwen; een onderneming laten weten dat een koper een van haar materialen zoekt; haar uitnodigen zich te registreren | Gerechtvaardigd belang (art. 6(1)(f)): professionele bemiddeling op basis van informatie die de onderneming zelf heeft gepubliceerd | Tot bezwaar, registratie van de onderneming of verwijdering van haar gegevensbladen; om de 3 jaar herzien |
| Gegevens ontvangen van een ander Bedrijf na een ontgrendeling: identiteit en contactgegevens van uw contactpersonen bij de wederpartij | De kennismaking mogelijk maken | Uitvoering van de overeenkomst | Duur van de match en van het project |
| Ondersteuningsverzoeken, meldingen, klachten | Deze beantwoorden, de nodige maatregelen nemen | Uitvoering van de overeenkomst; gerechtvaardigd belang | 3 jaar na afsluiting |
Gegevens die in de formulieren als verplicht zijn aangemerkt, zijn noodzakelijk om het account aan te maken of de dienst te verlenen; zonder deze gegevens kan de dienst niet worden verleend.
3. Waar de gegevens vandaan komen
Van u, wanneer u een account aanmaakt, uw bedrijfsgegevens aanvult of het Platform gebruikt; van uw Bedrijf of de Beheerder ervan, wanneer zij u uitnodigen; van een ander Bedrijf, na een ontgrendeling; uit openbare bronnen voor niet-geregistreerde ondernemingen (website van de onderneming, gepubliceerde catalogi en technische gegevensbladen, beurzen, door de onderneming overhandigde visitekaartjes). Wanneer wij voor het eerst contact opnemen met een niet-geregistreerde onderneming, vermeldt de e-mail de bron van de gegevens en de wijze waarop bezwaar kan worden gemaakt.
4. Gegevens van derden in uw inhoud
Indien u persoonsgegevens van derden in het Platform invoert (contactpersonen van onderaannemers of klanten, personen die in documenten of berichten worden genoemd), is uw Bedrijf verwerkingsverantwoordelijke voor die gegevens in de zin van de AVG en verwerkt PolyMatch deze namens het Bedrijf op grond van de Verwerkersovereenkomst (Bijlage 1 bij de Voorwaarden). Beperk zulke gegevens tot wat noodzakelijk is.
5. Kunstmatige intelligentie en geautomatiseerde besluiten
Het Platform maakt gebruik van diensten op basis van kunstmatige intelligentie om de eigenschappen uit technische gegevensbladen te halen, foto's van materiaal en certificaten te analyseren, teksten te standaardiseren en te vertalen, een weging van criteria voor te stellen en toelichtingen bij rangschikkingen op te stellen. De inhoud die aan deze diensten wordt verzonden, bestaat uit technische documenten, projectbeschrijvingen en berichten; de matchingengine ontvangt de identiteit van de Koper niet. Berichten worden door een AI-dienst vertaald: vermijd het daarin onnodige persoonsgegevens op te nemen. Er wordt geen besluit dat rechtsgevolgen voor u heeft op geautomatiseerde wijze genomen: rangschikkingen zijn indicatief en over de activering van een bedrijfsaccount beslist een persoon.
6. Wie uw gegevens ontvangt
- Andere Bedrijven: vóór een ontgrendeling ziet een Leverancier van de Koper alleen het land, de regio en de specificatie, en ziet een Koper noch de naam van de Grade, noch die van de Leverancier; na de ontgrendeling ziet elke partij de identiteit en de zakelijke contactgegevens van de contactpersonen van de andere partij.
- Onze technische dienstverleners, die uitsluitend volgens onze instructies en op grond van een verwerkersovereenkomst handelen (tabel hieronder).
- Autoriteiten, wanneer de wet dit vereist.
| Categorie dienstverlener | Rol | Plaats van verwerking |
|---|---|---|
| Hosting van de databank, authenticatie, opslag van bestanden | Het Platform laten draaien | Europese Unie (Ierland) |
| Uitvoering van de site en van verwerkingen | De pagina's leveren, de functies uitvoeren | Europese Unie (Dublin); dienstverlener gevestigd in de Verenigde Staten |
| Engines voor extractie en weergave van documenten | Technische gegevensbladen analyseren, pdf's produceren | Europese Unie |
| Verzending van e-mails | Meldingen en contractuele e-mails | Europese Unie (Frankrijk) |
| Anti-botbescherming en back-up van bestanden | Beveiliging, back-upkopie | Wereldwijd netwerk; dienstverlener gevestigd in de Verenigde Staten |
| Cache en snelheidsbeperking | Beveiliging, prestaties | Europese Unie |
| Diensten op basis van kunstmatige intelligentie | Extractie, standaardisering, vertaling, rangschikking | Europese Unie of Verenigde Staten, naargelang de dienst |
| Hulp bij het invoeren van adressen | Een adres in de formulieren aanvullen | Verenigde Staten |
| Online betaling | Betalingen innen en factureren | Europese Unie |
| Bezoekersmeting (met uw toestemming) | Bezoekstatistieken | Europese Unie |
De lijst van deze dienstverleners met hun naam, rol, land en de toepasselijke waarborg voor doorgifte is opgenomen in Bijlage B bij de Verwerkersovereenkomst; zij is voor klant-Bedrijven toegankelijk onder Mijn bedrijf (Contractdocumenten) en wordt op verzoek verstrekt via contact@polymatch.eu.
7. Doorgiften buiten de Europese Unie
Uw gegevens worden in de Europese Unie gehost. Sommige dienstverleners zijn in de Verenigde Staten gevestigd of kunnen vanuit dat land toegang tot de gegevens hebben: de doorgifte berust dan op een adequaatheidsbesluit (EU-VS-kader voor gegevensbescherming, Data Privacy Framework) of op de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie, aangevuld met technische maatregelen. U kunt een kopie van deze waarborgen opvragen via contact@polymatch.eu.
8. Beveiliging
Versleuteling van de communicatie (TLS) en van opgeslagen gegevens bij de hostingprovider; toegangscontrole per Bedrijf en per rol tot op het niveau van de databank; authenticatie met bescherming tegen gecompromitteerde wachtwoorden; afmelding na 7 dagen inactiviteit; anti-botcontrole bij registratie en aanmelding; technische geheimen bewaard in een speciale kluis; versleutelde back-ups; registratie van beheerhandelingen; geautomatiseerde tests vóór elke release.
9. Cookies
De gebruikte cookies en uw keuzemogelijkheden worden beschreven in het Cookiebeleid.
10. Uw rechten
U kunt een kopie van uw gegevens verkrijgen, deze laten rectificeren, om wissing ervan verzoeken, om beperking van de verwerking ervan verzoeken, bezwaar maken tegen een verwerking die op gerechtvaardigd belang berust, uw gegevens in een overdraagbaar formaat ontvangen en een toestemming te allen tijde intrekken.
- Inzage en overdraagbaarheid: de knop "Mijn gegevens downloaden" in uw instellingen produceert een bestand met wat u zelf op het Platform hebt ingevoerd of gedaan. Het volledige overzicht van de verwerkingen die op u betrekking hebben, kan schriftelijk worden opgevraagd; wij antwoorden binnen een maand.
- Rectificatie: uw profiel en de pagina Mijn bedrijf.
- Wissing: de knop "Mijn account verwijderen" in uw instellingen verwijdert uw persoonlijke account; om de opheffing van een Bedrijf wordt door een Beheerder verzocht via Mijn bedrijf. Gegevens waarvoor een bewaarplicht geldt (facturen, bewijs van aanvaarding), worden gedurende de wettelijke termijn bewaard en daarna verwijderd.
- Bezwaar: voor niet-geregistreerde ondernemingen bevat elke e-mail een link om niet langer te worden benaderd en om de verwijdering van de gegevensbladen te vragen; voor de nieuwsbrief een link om u af te melden.
- Elk verzoek kan ook worden gericht aan contact@polymatch.eu. Wij kunnen om een redelijke verificatie van uw identiteit vragen.
U kunt een klacht indienen bij de voorzitter van de Poolse Autoriteit Persoonsgegevens (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warsaw, uodo.gov.pl) of bij de toezichthoudende autoriteit van uw land van verblijf.
11. Minderjarigen
Het Platform is voorbehouden aan meerderjarige professionals. Wij verzamelen niet bewust gegevens van minderjarigen.
12. Wijzigingen
Wij publiceren elke nieuwe versie met de datum ervan. Wezenlijke wijzigingen worden ten minste veertien dagen vóór de inwerkingtreding ervan per e-mail aan geregistreerde Gebruikers meegedeeld.