Politica de confidențialitate
Versiunea 1.0 — în vigoare de la 3 noiembrie 2026
Versiunea 1.0 — 3 noiembrie 2026. Prezenta politică explică ce date cu caracter personal prelucrează PolyMatch, de ce, pentru cât timp, cu cine și cum vă puteți exercita drepturile. Aceasta se aplică vizitatorilor site-ului, Utilizatorilor înregistrați, persoanelor de contact ale companiilor listate, fie că sunt înregistrate sau nu, precum și destinatarilor e-mailurilor noastre.
1. Operatorul
[Prenume NUME], întreprinzător individual (CEIDG), [adresa sediului], Polonia, NIP [NIP]. Contact pentru orice întrebare privind datele dumneavoastră: contact@polymatch.eu. PolyMatch nu a desemnat un responsabil cu protecția datelor, întrucât această desemnare nu este obligatorie pentru activitatea sa.
2. Ce date, de ce, în ce temei, pentru cât timp
| Date | Scop | Temei juridic (GDPR) | Perioada de păstrare |
|---|---|---|---|
| Cont de utilizator: nume, prenume, funcție, e-mail profesional, telefon, dacă a fost furnizat, limbă, unități preferate, parolă (sub formă hash), preferințe de notificare | Crearea și gestionarea contului dumneavoastră, autentificarea și notificarea dumneavoastră | Executarea contractului (art. 6 alin. (1) lit. (b)) | Durata existenței contului, apoi ștergere în termen de 30 de zile; jurnalele de securitate au propria perioadă |
| Companie: denumire legală, adrese, numere de identificare și coduri de TVA, situri, logo, certificate, adresă de e-mail de contact generică | Listarea Companiei, punerea sa în legătură, facturarea sa | Executarea contractului; interes legitim (listarea după încetarea contractului) | Atât timp cât Compania este listată, apoi termenele legale |
| Conținut: fișe tehnice, grade, fotografii, proiecte, mesaje, oferte, documente partajate, motivele unei alegeri | Furnizarea serviciilor (extragere, potrivire, lead-uri, mesagerie, oferte) | Executarea contractului | Durata listării sau a potrivirii; firele de mesaje sunt arhivate după 3 luni de inactivitate și păstrate atât timp cât ambele Companii există |
| Acceptarea condițiilor și consimțămintele: versiune, dată, limbă, profil certificat, opțiunea privind newsletterul | Dovedirea a ceea ce a fost acceptat | Obligație legală și interes legitim (probă) | 6 ani după încetarea contractului |
| Jurnal de activitate: acțiunile efectuate în Platformă (clasament afișat, fișă deschisă, comparație, lead trimis, e-mail trimis), erori | Securitate, trasabilitate, măsurarea utilizării, îmbunătățirea serviciului | Interes legitim | 24 de luni |
| Date tehnice: adresă IP, browser, marcaje temporale ale autentificărilor, rezultatul verificării anti-bot | Securitate, limitarea numărului de cereri, prevenirea abuzurilor | Interes legitim | Cel mult 12 luni |
| Facturare: adresă de facturare, facturi, referințe de plată (niciodată numere de card, care sunt păstrate de furnizorul de servicii de plată) | Facturarea, ținerea contabilității | Obligație legală (contabilitate, fiscalitate) | 5 ani de la sfârșitul exercițiului fiscal în cauză |
| Newsletter: e-mail, limbă, deschideri | Trimiterea noutăților noastre | Consimțământ (art. 6 alin. (1) lit. (a)) | Până la retragerea consimțământului |
| Companii neînregistrate: denumirea companiei, fișe tehnice publicate, adresa de e-mail de contact publicată de companie și, după caz, numele, funcția și datele de contact profesionale ale unei persoane de contact făcute publice de companie sau înmânate de aceasta (carte de vizită, târg) | Constituirea unei baze de referință a materialelor reciclate; informarea unei companii că un cumpărător caută unul dintre materialele sale; invitarea acesteia să se înregistreze | Interes legitim (art. 6 alin. (1) lit. (f)): punere în legătură profesională pe baza informațiilor pe care compania le-a publicat ea însăși | Până la opoziție, înregistrarea companiei sau eliminarea fișelor sale; reexaminare la fiecare 3 ani |
| Date primite de la o altă Companie după o deblocare: identitatea și datele de contact ale interlocutorilor dumneavoastră | Facilitarea punerii în legătură | Executarea contractului | Durata potrivirii și a proiectului |
| Cereri de asistență, semnalări, reclamații | Răspunsul la acestea, luarea măsurilor necesare | Executarea contractului; interes legitim | 3 ani după închidere |
Datele marcate ca obligatorii în formulare sunt necesare pentru crearea contului sau pentru furnizarea serviciului; în lipsa lor, serviciul nu poate fi furnizat.
3. De unde provin datele
De la dumneavoastră, atunci când creați un cont, completați datele companiei dumneavoastră sau utilizați Platforma; de la Compania dumneavoastră sau de la Administratorul acesteia, atunci când vă invită; de la o altă Companie, după o deblocare; din surse publice, în cazul companiilor neînregistrate (site-ul companiei, cataloage și fișe tehnice publicate, târguri, cărți de vizită înmânate de companie). Atunci când contactăm pentru prima dată o companie neînregistrată, e-mailul indică sursa datelor și modul în care se poate formula opoziție.
4. Datele terților din conținutul dumneavoastră
Dacă introduceți în Platformă date cu caracter personal ale unor terți (persoane de contact ale subcontractanților sau ale clienților, persoane menționate în documente sau mesaje), Compania dumneavoastră este operatorul acestor date în sensul GDPR, iar PolyMatch le prelucrează în numele acesteia în temeiul Acordului privind prelucrarea datelor (Anexa 1 la Condiții). Limitați aceste date la ceea ce este necesar.
5. Inteligența artificială și deciziile automatizate
Platforma utilizează servicii de inteligență artificială pentru a extrage proprietățile din fișele tehnice, a analiza fotografiile materialelor și certificatele, a standardiza și traduce texte, a propune o ponderare a criteriilor și a redacta explicațiile clasamentelor. Conținutul trimis acestor servicii constă în documente tehnice, descrieri de proiecte și mesaje; motorul de potrivire nu primește identitatea Cumpărătorului. Mesajele sunt traduse de un serviciu de IA: evitați să includeți în ele date cu caracter personal inutile. Nicio decizie care produce efecte juridice cu privire la dumneavoastră nu este luată în mod automatizat: clasamentele au caracter orientativ, iar activarea unui cont de companie este decisă de o persoană.
6. Cine primește datele dumneavoastră
- Alte Companii: înainte de o deblocare, un Furnizor vede despre Cumpărător doar țara, regiunea și specificația acestuia, iar un Cumpărător nu vede nici denumirea Gradului, nici pe cea a Furnizorului; după deblocare, fiecare parte vede identitatea și datele de contact profesionale ale persoanelor de contact ale celeilalte părți.
- Furnizorii noștri de servicii tehnice, care acționează numai pe baza instrucțiunilor noastre și în temeiul unui acord privind prelucrarea datelor (tabelul de mai jos).
- Autoritățile, atunci când legea impune acest lucru.
| Categorie de furnizor | Rol | Locul prelucrării |
|---|---|---|
| Găzduirea bazei de date, autentificare, stocarea fișierelor | Funcționarea Platformei | Uniunea Europeană (Irlanda) |
| Execuția site-ului și a prelucrărilor | Servirea paginilor, execuția funcțiilor | Uniunea Europeană (Dublin); furnizor stabilit în Statele Unite |
| Motoare de extragere și de generare a documentelor | Analiza fișelor tehnice, generarea de PDF-uri | Uniunea Europeană |
| Trimiterea e-mailurilor | Notificări și e-mailuri contractuale | Uniunea Europeană (Franța) |
| Protecție anti-bot și copie de rezervă a fișierelor | Securitate, copie de rezervă | Rețea globală; furnizor stabilit în Statele Unite |
| Cache și limitarea numărului de cereri | Securitate, performanță | Uniunea Europeană |
| Servicii de inteligență artificială | Extragere, standardizare, traducere, clasament | Uniunea Europeană sau Statele Unite, în funcție de serviciu |
| Asistență la introducerea adresei | Completarea unei adrese în formulare | Statele Unite |
| Plată online | Încasarea plăților și facturare | Uniunea Europeană |
| Măsurarea audienței (cu consimțământul dumneavoastră) | Statistici de vizitare | Uniunea Europeană |
Lista nominală a acestor furnizori, cu rolul, țara lor și garanția aplicabilă transferului, figurează în Anexa B la Acordul privind prelucrarea datelor; aceasta este accesibilă Companiilor client în Compania mea (Documente contractuale) și este furnizată la cerere la contact@polymatch.eu.
7. Transferuri în afara Uniunii Europene
Datele dumneavoastră sunt găzduite în Uniunea Europeană. Unii furnizori sunt stabiliți în Statele Unite sau pot accesa datele de acolo: transferul se bazează atunci pe o decizie privind caracterul adecvat (Cadrul UE-SUA privind confidențialitatea datelor) sau pe clauzele contractuale standard ale Comisiei Europene, completate de măsuri tehnice. Puteți solicita o copie a acestor garanții la contact@polymatch.eu.
8. Securitate
Criptarea comunicațiilor (TLS) și a datelor stocate la furnizorul de găzduire; control al accesului pe Companie și pe rol până la nivelul bazei de date; autentificare cu protecție împotriva parolelor compromise; deconectare după 7 zile de inactivitate; verificare anti-bot la înregistrare și la autentificare; secrete tehnice păstrate într-un seif dedicat; copii de rezervă criptate; jurnalizarea acțiunilor de administrare; teste automatizate înainte de fiecare lansare.
9. Cookie-uri
Cookie-urile utilizate și opțiunile dumneavoastră sunt descrise în Politica privind cookie-urile.
10. Drepturile dumneavoastră
Puteți obține o copie a datelor dumneavoastră, le puteți rectifica, puteți solicita ștergerea lor, puteți solicita restricționarea prelucrării lor, vă puteți opune prelucrării întemeiate pe interesul legitim, puteți primi datele dumneavoastră într-un format portabil și vă puteți retrage consimțământul în orice moment.
- Acces și portabilitate: butonul „Descarcă datele mele” din setările dumneavoastră generează un fișier care conține ceea ce ați introdus sau ați făcut dumneavoastră înșivă pe Platformă. Detaliile complete ale prelucrării care vă privește pot fi solicitate în scris; răspundem în termen de o lună.
- Rectificare: profilul dumneavoastră și pagina Compania mea.
- Ștergere: butonul „Șterge contul meu” din setările dumneavoastră șterge contul dumneavoastră personal; închiderea unei Companii este solicitată din Compania mea de către un Administrator. Datele supuse unei obligații de păstrare (facturi, dovada acceptării) sunt păstrate pe durata termenului legal, iar apoi sunt șterse.
- Opoziție: pentru companiile neînregistrate, fiecare e-mail conține un link pentru a nu mai fi contactate și pentru a solicita eliminarea fișelor; pentru newsletter, un link de dezabonare.
- Orice cerere poate fi trimisă și la contact@polymatch.eu. Putem solicita o verificare rezonabilă a identității.
Puteți depune o plângere la Președintele Oficiului polonez pentru protecția datelor cu caracter personal (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Varșovia, uodo.gov.pl) sau la autoritatea de supraveghere din țara dumneavoastră de reședință.
11. Minori
Platforma este rezervată profesioniștilor majori. Nu colectăm în mod intenționat date de la minori.
12. Modificări
Publicăm fiecare versiune nouă împreună cu data sa. Modificările substanțiale sunt notificate prin e-mail Utilizatorilor înregistrați cu cel puțin paisprezece zile înainte de intrarea lor în vigoare.