Zmluva o spracúvaní údajov (DPA) — Príloha 1 k Podmienkam používania

Verzia 1.0 — 3. novembra 2026. Táto zmluva (umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych, článok 28 GDPR) sa uzatvára medzi Spoločnosťou, ktorá má účet PolyMatch (ďalej len „Klient“), a [Meno PRIEZVISKO], [adresa sídla], Poľsko, NIP [NIP] (ďalej len „PolyMatch“). Prijíma ju spolu s Podmienkami používania osoba oprávnená zaväzovať Klienta; datovanú kópiu na meno Klienta si možno stiahnuť v sekcii Moja firma.

1. Predmet a rozsah

1.1 Táto zmluva upravuje spracúvanie osobných údajov tretích osôb zo strany PolyMatch v mene Klienta, ktoré sú obsiahnuté v obsahu, ktorý Klient nahrá alebo zadá na Platforme (ďalej len „Údaje Klienta“): kontaktné údaje jeho subdodávateľov, zákazníkov alebo partnerov, osoby uvedené v jeho dokumentoch, správach, projektoch alebo ponukách.

1.2 Údajmi Klienta nie sú nasledujúce údaje, ktoré PolyMatch spracúva ako samostatný prevádzkovateľ v súlade so Zásadami ochrany osobných údajov: účty Používateľov Klienta, identifikačné údaje Spoločnosti a údaje o jej uvedení v zozname, technické údaje Gradov, Projekty v ich technickom rozmere, Dopyty, Zhody a poradia, fakturácia, bezpečnostné záznamy a záznamy aktivity, súhlasy. Klient a PolyMatch sú každý samostatným prevádzkovateľom údajov, ktoré si Spoločnosti vymieňajú po Odomknutí.

1.3 Opis spracúvania: povaha — hosťovanie, ukladanie, zobrazovanie Klientovi a jeho Používateľom, poskytovanie Spoločnostiam, s ktorými sa Klient prostredníctvom Platformy prepojí, automatický preklad správ, zálohovanie; účel — poskytovanie služieb opísaných v Podmienkach; doba trvania — doba trvania zmluvy; kategórie dotknutých osôb — pracovné kontakty subdodávateľov, zákazníkov a partnerov Klienta, osoby uvedené jeho Používateľmi; kategórie údajov — profesijná totožnosť, funkcia, pracovné kontaktné údaje, obsah správ a dokumentov; nepredpokladá sa spracúvanie osobitných kategórií údajov (článok 9 GDPR) a Klient sa zaväzuje žiadne také údaje nenahrávať.

2. Pokyny Klienta

2.1 PolyMatch spracúva Údaje Klienta len na základe zdokumentovaných pokynov Klienta. Pokynmi sú: Podmienky používania, táto zmluva a úkony, ktoré Klient a jeho Používatelia vykonávajú na Platforme (nahranie, zdieľanie, odoslanie, vymazanie).

2.2 Ak sa PolyMatch domnieva, že pokyn porušuje GDPR alebo iné predpisy o ochrane údajov, bez zbytočného odkladu o tom informuje Klienta. PolyMatch môže spracúvať Údaje Klienta bez pokynu, ak to vyžaduje právo Únie alebo členského štátu; v takom prípade o tom informuje Klienta, pokiaľ to zákon nezakazuje.

3. Povinnosti Klienta

Klient zaručuje, že má pre Údaje Klienta právny základ, že informoval dotknuté osoby, že jeho pokyny sú zákonné a že Údaje Klienta obmedzuje na nevyhnutnú mieru. Na žiadosti dotknutých osôb a orgánov verejnej moci týkajúce sa Údajov Klienta odpovedá výlučne on, s pomocou PolyMatch podľa článku 6.

4. Povinnosti PolyMatch

4.1 Dôvernosť: osoby oprávnené spracúvať Údaje Klienta sú viazané povinnosťou mlčanlivosti na základe zmluvy alebo zákona; prístup je obmedzený na to, čo je nevyhnutné na prevádzku a podporu.

4.2 Bezpečnosť: PolyMatch prijíma technické a organizačné opatrenia uvedené v Prílohe A a prispôsobuje ich vývoju rizík bez toho, aby znížil ich celkovú úroveň.

4.3 Záznamy a spolupráca: PolyMatch vedie záznamy o kategóriách spracovateľských činností vykonávaných pre Klienta a na požiadanie spolupracuje s dozorným orgánom.

5. Ďalší sprostredkovatelia

5.1 Klient udeľuje všeobecné povolenie na využívanie ďalších sprostredkovateľov uvedených v Prílohe B, ktorá preberá zoznam zverejnený v Zásadách ochrany osobných údajov.

5.2 PolyMatch informuje Klienta e-mailom o každom pridaní alebo nahradení najmenej tridsať dní pred nadobudnutím jeho účinnosti. Klient môže v tejto lehote písomne vzniesť námietku z oprávnených dôvodov týkajúcich sa ochrany údajov; ak sa strany nedohodnú, Klient môže zmluvu vypovedať pred nadobudnutím účinnosti zmeny, a to bez sankcie.

5.3 PolyMatch ukladá každému ďalšiemu sprostredkovateľovi zmluvne povinnosti v oblasti ochrany údajov rovnocenné svojim vlastným a voči Klientovi zostáva zodpovedný za ich plnenie.

6. Pomoc a práva dotknutých osôb

6.1 So zreteľom na povahu spracúvania PolyMatch pomáha Klientovi pri vybavovaní žiadostí dotknutých osôb, ktoré uplatňujú svoje práva (prístup, oprava, vymazanie, obmedzenie, prenosnosť, námietka). Klient má na Platforme k dispozícii prostriedky na zobrazenie, opravu a vymazanie Údajov Klienta; v tom, čo Platforma neumožňuje, PolyMatch zasiahne na písomnú žiadosť do desiatich pracovných dní.

6.2 Ak sa dotknutá osoba obráti priamo na PolyMatch v súvislosti s Údajmi Klienta, PolyMatch postúpi žiadosť Klientovi bez toho, aby na ňu vecne odpovedal, pokiaľ to zákon nevyžaduje.

6.3 PolyMatch pomáha Klientovi v rozsahu informácií, ktoré má k dispozícii, pri plnení jeho povinností týkajúcich sa bezpečnosti, oznamovania porušení a posúdenia vplyvu (články 32 až 36 GDPR).

7. Porušenia ochrany údajov

PolyMatch oznámi Klientovi každé porušenie ochrany osobných údajov týkajúce sa Údajov Klienta bez zbytočného odkladu, najneskôr však do štyridsiatich ôsmich hodín od chvíle, keď sa o ňom dozvedel, a to e-mailom Administrátorom Klienta. Oznámenie opisuje povahu porušenia, kategórie a približný počet dotknutých osôb a dotknutých záznamov, pravdepodobné následky, prijaté alebo navrhované opatrenia a kontaktné miesto; informácie, ktoré ešte nie sú k dispozícii, sa poskytnú hneď, ako budú dostupné.

8. Prenosy mimo Európskej únie

Údaje Klienta sú uložené v Európskej únii. Každý prenos do tretej krajiny zo strany ďalšieho sprostredkovateľa sa zakladá na rozhodnutí o primeranosti alebo na štandardných zmluvných doložkách Európskej komisie s primeranými doplňujúcimi opatreniami; Príloha B uvádza záruku uplatniteľnú na každého ďalšieho sprostredkovateľa.

9. Audit

9.1 PolyMatch poskytuje Klientovi informácie potrebné na preukázanie súladu s touto zmluvou: opis bezpečnostných opatrení, zoznam ďalších sprostredkovateľov, odpovede na písomný dotazník raz ročne.

9.2 Audit na mieste alebo audit nezávislou treťou osobou je možný raz ročne, alebo po porušení ochrany údajov či na žiadosť orgánu verejnej moci, s písomným oznámením tridsať dní vopred, počas pracovnej doby, bez narušenia prevádzky a bez sprístupnenia údajov iných klientov, na náklady Klienta. Zistenia sú dôverné.

10. Skončenie spracúvania

10.1 Po skončení zmluvy PolyMatch vymaže Údaje Klienta do tridsiatich dní, pokiaľ sa neuplatňuje zákonná povinnosť uchovávania; v takom prípade sa údaje uchovávajú oddelene až do zániku tejto povinnosti. Klient si svoje údaje pred skončením zmluvy sám exportuje pomocou funkcií Platformy.

10.2 Údaje Klienta, ktoré už boli na pokyn Klienta poskytnuté inej Spoločnosti prostredníctvom Odomknutia, Ponuky alebo zdieľania dokumentov, zostávajú u tejto Spoločnosti, ktorá je ich prevádzkovateľom. Ďalšie uvádzanie Gradov v zozname po skončení zmluvy (článok 12.5 Podmienok) sa týka technických a firemných údajov, ktoré nie sú Údajmi Klienta.

11. Zodpovednosť a doba trvania

11.1 Zodpovednosť každej zo strán podľa tejto zmluvy podlieha obmedzeniam podľa článku 13 Podmienok používania, pokiaľ kogentné ustanovenia GDPR neustanovujú inak.

11.2 Táto zmluva sa uplatňuje počas celej doby trvania zmluvy a až do vymazania Údajov Klienta. Spravuje sa poľským právom; v prípade rozporu s Podmienkami vo veci týkajúcej sa osobných údajov má prednosť táto zmluva.

Príloha A — Technické a organizačné opatrenia

• Hosťovanie údajov a súborov v Európskej únii (Írsko) u poskytovateľa s certifikáciou ISO 27001 a SOC 2.
• Šifrovanie komunikácie (TLS 1.2 alebo vyšší) a uložených údajov.
• Oddelenie údajov podľa Spoločnosti a podľa roly, vynucované na úrovni databázy (riadenie prístupu na úrovni riadkov); žiadny priamy prístup prehliadača k citlivým tabuľkám; citlivé funkcie môže vykonávať len server.
• Autentifikácia hašovaným heslom, ochrana proti kompromitovaným heslám, skončenie platnosti relácie po 7 dňoch nečinnosti, kontrola proti robotom pri registrácii, prihlásení a obnove hesla, obmedzovanie počtu požiadaviek.
• Prístup k súborom prostredníctvom časovo obmedzených podpísaných odkazov; register dokumentov zdieľaných medzi Spoločnosťami.
• Technické tajomstvá uložené vo vyhradenom trezore, nikdy nie v kóde; menovitý a zaznamenávaný prístup administrátorov.
• Šifrované zálohy, kópia súborov u druhého poskytovateľa; postup obnovy.
• Zaznamenávanie úkonov a chýb; upozornenie, ak sa zmluvné oznámenie nepodarí odoslať.
• Vývoj s automatizovanými testami, revíziou a bezpečnostnými kontrolami pred každým vydaním; bezpečnostný audit pred spustením a po každej zásadnej zmene.
• Ďalší sprostredkovatelia viazaní zmluvou o spracúvaní údajov; overovanie ich certifikácií a záruk pri prenose.
• Postup riešenia porušení: zistenie, obmedzenie, analýza, oznámenie (článok 7), nápravné opatrenia.

Príloha B — Ďalší sprostredkovatelia

Zoznam prístupný Klientom v sekcii Moja firma (Zmluvné dokumenty). Každá zmena sa riadi postupom podľa článku 5.