Politika zasebnosti
Različica 1.0 — velja od 3. november 2026
Različica 1.0 — 3. novembra 2026. Ta politika pojasnjuje, katere osebne podatke PolyMatch obdeluje, zakaj, koliko časa, s kom ter kako lahko uveljavljate svoje pravice. Velja za obiskovalce spletnega mesta, registrirane Uporabnike, kontaktne osebe podjetij na seznamu, registriranih ali neregistriranih, ter prejemnike naših e-poštnih sporočil.
1. Upravljavec
[Ime PRIIMEK], samostojni podjetnik (CEIDG), [naslov sedeža], Poljska, NIP [NIP]. Kontakt za vsa vprašanja o vaših podatkih: contact@polymatch.eu. PolyMatch ni imenoval pooblaščene osebe za varstvo podatkov, ker to imenovanje za njegovo dejavnost ni obvezno.
2. Kateri podatki, zakaj, na kateri podlagi, koliko časa
| Podatki | Namen | Pravna podlaga (GDPR) | Rok hrambe |
|---|---|---|---|
| Uporabniški račun: priimek, ime, delovno mesto, službeni e-poštni naslov, telefon, če je naveden, jezik, prednostne enote, geslo (zgoščeno), nastavitve obvestil | Ustvarjanje in upravljanje vašega računa, vaša avtentikacija, obveščanje | Izvajanje pogodbe (člen 6(1)(b)) | Trajanje računa, nato izbris v 30 dneh; za varnostne dnevnike veljajo lastni roki |
| Podjetje: firma, naslovi, identifikacijske številke in številke za DDV, lokacije, logotip, certifikati, splošni kontaktni e-poštni naslov | Uvrstitev Podjetja na seznam, vzpostavitev stika, izdajanje računov | Izvajanje pogodbe; zakoniti interes (seznam po prenehanju pogodbe) | Dokler je Podjetje na seznamu, nato zakonsko predpisani roki |
| Vsebina: tehnični listi, gradi, fotografije, projekti, sporočila, ponudbe, deljeni dokumenti, razlogi za izbiro | Zagotavljanje storitev (izluščanje, ujemanje, povpraševanja, sporočanje, ponudbe) | Izvajanje pogodbe | Trajanje uvrstitve na seznam ali ujemanja; niti sporočil se arhivirajo po 3 mesecih nedejavnosti in hranijo, dokler obstajata obe Podjetji |
| Sprejetje pogojev in privolitve: različica, datum, jezik, potrjeni profil, izbira glede novic | Dokazovanje, kaj je bilo sprejeto | Zakonska obveznost in zakoniti interes (dokazovanje) | 6 let po prenehanju pogodbe |
| Dnevnik dejavnosti: dejanja, izvedena na Platformi (prikazana razvrstitev, odprt list, primerjava, poslano povpraševanje, poslano e-poštno sporočilo), napake | Varnost, sledljivost, merjenje uporabe, izboljševanje storitve | Zakoniti interes | 24 mesecev |
| Tehnični podatki: naslov IP, brskalnik, časovni žigi prijav, rezultat preverjanja proti robotom | Varnost, omejevanje števila zahtev, preprečevanje zlorab | Zakoniti interes | Največ 12 mesecev |
| Obračun: naslov za račune, računi, sklici na plačila (nikoli številke kartic, ki jih hrani ponudnik plačilnih storitev) | Izdajanje računov, vodenje poslovnih knjig | Zakonska obveznost (računovodstvo, davki) | 5 let od konca zadevnega davčnega leta |
| Novice: e-poštni naslov, jezik, odprtja | Pošiljanje naših novic | Privolitev (člen 6(1)(a)) | Do preklica privolitve |
| Neregistrirana podjetja: ime podjetja, objavljeni tehnični listi, kontaktni e-poštni naslov, ki ga je objavilo podjetje, ter po potrebi ime, funkcija in službeni kontaktni podatki kontaktne osebe, ki jih je podjetje javno objavilo ali predalo (vizitka, sejem) | Oblikovanje referenčne baze recikliranih materialov; obveščanje podjetja, da kupec išče enega od njegovih materialov; povabilo k registraciji | Zakoniti interes (člen 6(1)(f)): poslovno povezovanje na podlagi informacij, ki jih je podjetje samo objavilo | Do ugovora, registracije podjetja ali odstranitve njegovih listov; pregled vsaka 3 leta |
| Podatki, prejeti od drugega Podjetja po odklenitvi: identiteta in kontaktni podatki vaših sogovornikov | Omogočanje vzpostavitve stika | Izvajanje pogodbe | Trajanje ujemanja in projekta |
| Zahteve za podporo, prijave, reklamacije | Odgovor nanje, sprejetje potrebnih ukrepov | Izvajanje pogodbe; zakoniti interes | 3 leta po zaključku |
Podatki, ki so v obrazcih označeni kot obvezni, so potrebni za ustvarjanje računa ali za zagotavljanje storitve; brez njih storitve ni mogoče zagotoviti.
3. Od kod izvirajo podatki
Od vas, ko ustvarite račun, izpolnite podatke o svojem podjetju ali uporabljate Platformo; od vašega Podjetja ali njegovega Skrbnika, ko vas povabi; od drugega Podjetja po odklenitvi; iz javnih virov za neregistrirana podjetja (spletno mesto podjetja, objavljeni katalogi in tehnični listi, sejmi, vizitke, ki jih je predalo podjetje). Ko neregistrirano podjetje kontaktiramo prvič, e-poštno sporočilo navaja vir podatkov in način, kako lahko temu ugovarja.
4. Podatki tretjih oseb v vaši vsebini
Če na Platformo vnesete osebne podatke tretjih oseb (kontakti podizvajalcev ali strank, osebe, imenovane v dokumentih ali sporočilih), je vaše Podjetje upravljavec teh podatkov v smislu GDPR, PolyMatch pa jih obdeluje v njegovem imenu na podlagi Pogodbe o obdelavi podatkov (Priloga 1 k Pogojem). Takšne podatke omejite na nujno potrebne.
5. Umetna inteligenca in avtomatizirane odločitve
Platforma uporablja storitve umetne inteligence za izluščanje lastnosti iz tehničnih listov, analizo fotografij materiala in certifikatov, standardizacijo in prevajanje besedil, predlaganje uteži meril in pisanje pojasnil razvrstitev. Vsebina, poslana tem storitvam, obsega tehnične dokumente, opise projektov in sporočila; mehanizem ujemanja ne prejme identitete Kupca. Sporočila prevaja storitev umetne inteligence: vanje ne pišite nepotrebnih osebnih podatkov. Nobena odločitev, ki ima za vas pravne učinke, se ne sprejme avtomatizirano: razvrstitve so okvirne, o aktivaciji računa podjetja pa odloči človek.
6. Kdo prejme vaše podatke
- Druga Podjetja: pred odklenitvijo Dobavitelj o Kupcu vidi samo njegovo državo, regijo in specifikacijo, Kupec pa ne vidi niti imena Grada niti imena Dobavitelja; po odklenitvi vsaka stranka vidi identiteto in službene kontaktne podatke kontaktnih oseb druge stranke.
- Naši ponudniki tehničnih storitev, ki delujejo samo po naših navodilih in na podlagi pogodbe o obdelavi podatkov (preglednica spodaj).
- Organi, kadar to zahteva zakon.
| Kategorija ponudnika | Vloga | Kraj obdelave |
|---|---|---|
| Gostovanje baze podatkov, avtentikacija, shranjevanje datotek | Delovanje Platforme | Evropska unija (Irska) |
| Izvajanje spletnega mesta in obdelav | Strežba strani, izvajanje funkcij | Evropska unija (Dublin); ponudnik s sedežem v Združenih državah |
| Mehanizmi za izluščanje in upodabljanje dokumentov | Analiza tehničnih listov, izdelava datotek PDF | Evropska unija |
| Pošiljanje e-pošte | Obvestila in pogodbena e-poštna sporočila | Evropska unija (Francija) |
| Zaščita proti robotom in varnostno kopiranje datotek | Varnost, varnostna kopija | Globalno omrežje; ponudnik s sedežem v Združenih državah |
| Predpomnilnik in omejevanje števila zahtev | Varnost, zmogljivost | Evropska unija |
| Storitve umetne inteligence | Izluščanje, standardizacija, prevajanje, razvrščanje | Evropska unija ali Združene države, odvisno od storitve |
| Pomoč pri vnosu naslova | Dopolnitev naslova v obrazcih | Združene države |
| Spletno plačevanje | Pobiranje plačil in izdajanje računov | Evropska unija |
| Merjenje obiskanosti (z vašo privolitvijo) | Statistika obiskov | Evropska unija |
Poimenski seznam teh ponudnikov z njihovo vlogo, državo in veljavnim jamstvom za prenos je naveden v Prilogi B k Pogodbi o obdelavi podatkov; Podjetjem strankam je dostopen v razdelku Moje podjetje (Pogodbeni dokumenti), na zahtevo pa se zagotovi na contact@polymatch.eu.
7. Prenosi zunaj Evropske unije
Vaši podatki gostujejo v Evropski uniji. Nekateri ponudniki imajo sedež v Združenih državah ali lahko do podatkov dostopajo od tam: prenos tedaj temelji na sklepu o ustreznosti (okvir EU-ZDA za zasebnost podatkov) ali na standardnih pogodbenih klavzulah Evropske komisije, dopolnjenih s tehničnimi ukrepi. Izvod teh jamstev lahko zahtevate na contact@polymatch.eu.
8. Varnost
Šifriranje komunikacij (TLS) in mirujočih podatkov pri ponudniku gostovanja; nadzor dostopa po Podjetju in po vlogi vse do ravni baze podatkov; avtentikacija z zaščito pred ogroženimi gesli; odjava po 7 dneh nedejavnosti; preverjanje proti robotom ob registraciji in prijavi; tehnične skrivnosti, shranjene v namenskem trezorju; šifrirane varnostne kopije; beleženje skrbniških dejanj; avtomatizirani preskusi pred vsako izdajo.
9. Piškotki
Uporabljeni piškotki in vaše izbire so opisani v Politiki piškotkov.
10. Vaše pravice
Pridobite lahko izvod svojih podatkov, jih popravite, zahtevate njihov izbris, zahtevate omejitev njihove obdelave, ugovarjate obdelavi na podlagi zakonitega interesa, prejmete svoje podatke v prenosljivi obliki in kadar koli prekličete privolitev.
- Dostop in prenosljivost: gumb »Prenesi moje podatke« v vaših nastavitvah ustvari datoteko z vsem, kar ste na Platformi sami vnesli ali storili. Celotne podrobnosti obdelave, ki se nanaša na vas, lahko zahtevate pisno; odgovorimo v enem mesecu.
- Popravek: vaš profil in stran Moje podjetje.
- Izbris: gumb »Izbriši moj račun« v vaših nastavitvah izbriše vaš osebni račun; zaprtje Podjetja zahteva Skrbnik v razdelku Moje podjetje. Podatki, za katere velja obveznost hrambe (računi, dokazila o sprejetju), se hranijo v zakonsko predpisanem roku in se nato izbrišejo.
- Ugovor: za neregistrirana podjetja vsako e-poštno sporočilo vsebuje povezavo za prenehanje stikov in za zahtevo za odstranitev listov; za novice povezavo za odjavo.
- Vsako zahtevo lahko pošljete tudi na contact@polymatch.eu. Zahtevamo lahko razumno preverjanje identitete.
Pritožbo lahko vložite pri predsedniku poljskega Urada za varstvo osebnih podatkov (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl) ali pri nadzornem organu države, v kateri prebivate.
11. Mladoletne osebe
Platforma je namenjena izključno polnoletnim poslovnim uporabnikom. Podatkov mladoletnih oseb zavestno ne zbiramo.
12. Spremembe
Vsako novo različico objavimo z njenim datumom. O bistvenih spremembah registrirane Uporabnike po e-pošti obvestimo najmanj štirinajst dni pred začetkom njihove veljavnosti.