Politique de confidentialité
Version 1.0 — en vigueur le 3 novembre 2026
Version 1.0 — 3 novembre 2026. Cette politique explique quelles données personnelles PolyMatch traite, pourquoi, combien de temps, avec qui, et comment exercer vos droits. Elle s'applique aux visiteurs du site, aux Utilisateurs inscrits, aux personnes de contact des entreprises référencées, inscrites ou non, et aux destinataires de nos e-mails.
1. Responsable du traitement
[Prénom NOM], entrepreneur individuel (CEIDG), [adresse du siège], Pologne, NIP [NIP]. Contact pour toute question sur vos données : contact@polymatch.eu. PolyMatch n'a pas désigné de délégué à la protection des données, cette désignation n'étant pas obligatoire pour son activité.
2. Quelles données, pourquoi, sur quelle base, combien de temps
| Données | Finalité | Base légale (RGPD) | Durée de conservation |
|---|---|---|---|
| Compte utilisateur : nom, prénom, fonction, e-mail professionnel, téléphone s'il est renseigné, langue, unités préférées, mot de passe (haché), préférences de notification | Créer et gérer votre compte, vous authentifier, vous notifier | Exécution du contrat (art. 6.1.b) | Durée du compte, puis suppression dans les 30 jours ; les journaux de sécurité suivent leur propre durée |
| Entreprise : raison sociale, adresses, numéros d'identification et de TVA, sites, logo, certificats, adresse e-mail générique de contact | Référencer l'Entreprise, la mettre en relation, facturer | Exécution du contrat ; intérêt légitime (référencement après la fin du contrat) | Tant que l'Entreprise est référencée, puis durées légales |
| Contenus : fiches techniques, grades, photos, projets, messages, offres, documents partagés, motivation d'un choix | Fournir les services (extraction, matching, leads, messagerie, offres) | Exécution du contrat | Durée du référencement ou du match ; fils de messagerie archivés après 3 mois d'inactivité et conservés tant que les deux Entreprises existent |
| Acceptation des conditions et consentements : version, date, langue, profil certifié, choix newsletter | Prouver ce qui a été accepté | Obligation légale et intérêt légitime (preuve) | 6 ans après la fin du contrat |
| Journal d'activité : actions effectuées dans la Plateforme (classement affiché, fiche ouverte, comparaison, lead envoyé, e-mail envoyé), erreurs | Sécurité, traçabilité, mesure d'usage, amélioration du service | Intérêt légitime | 24 mois |
| Données techniques : adresse IP, navigateur, horodatages de connexion, résultat du contrôle anti-robots | Sécurité, limitation du nombre de requêtes, prévention des abus | Intérêt légitime | 12 mois au plus |
| Facturation : adresse de facturation, factures, références de paiement (jamais les numéros de carte, conservés par le prestataire de paiement) | Facturer, tenir la comptabilité | Obligation légale (comptabilité, fiscalité) | 5 ans à compter de la fin de l'année fiscale concernée |
| Newsletter : e-mail, langue, ouvertures | Vous envoyer nos actualités | Consentement (art. 6.1.a) | Jusqu'au retrait du consentement |
| Entreprises non inscrites : nom de l'entreprise, fiches techniques publiées, adresse e-mail de contact publiée par l'entreprise, et le cas échant nom, fonction et coordonnées professionnelles d'une personne de contact rendues publiques par l'entreprise ou remises par elle (carte de visite, salon) | Constituer un référentiel de matières recyclées ; informer une entreprise qu'un acheteur recherche une de ses matières ; l'inviter à s'inscrire | Intérêt légitime (art. 6.1.f) : mise en relation professionnelle sur la base d'informations que l'entreprise a elle-même publiées | Jusqu'à opposition, inscription de l'entreprise ou retrait de ses fiches ; réexamen tous les 3 ans |
| Données reçues d'une autre Entreprise après un déblocage : identité et coordonnées de vos interlocuteurs | Permettre la mise en relation | Exécution du contrat | Durée du match et du projet |
| Demandes au support, signalements, réclamations | Y répondre, prendre les mesures nécessaires | Exécution du contrat ; intérêt légitime | 3 ans après clôture |
Les données marquées comme obligatoires dans les formulaires sont nécessaires à la création du compte ou à la fourniture du service ; sans elles, le service ne peut pas être fourni.
3. D'où viennent les données
De vous, lorsque vous créez un compte, complétez votre entreprise ou utilisez la Plateforme ; de votre Entreprise ou de son Administrateur, lorsqu'il vous invite ; d'une autre Entreprise, après un déblocage ; de sources publiques pour les entreprises non inscrites (site web de l'entreprise, catalogues et fiches techniques publiés, salons professionnels, cartes de visite remises par l'entreprise). Lorsque nous contactons pour la première fois une entreprise non inscrite, l'e-mail indique la source des données et comment s'y opposer.
4. Données de tiers dans vos contenus
Si vous saisissez dans la Plateforme des données personnelles de tiers (contacts de sous-traitants ou de clients, personnes nommées dans des documents ou des messages), votre Entreprise en est responsable au sens du RGPD et PolyMatch les traite pour son compte selon l'Accord de traitement des données (annexe 1 des Conditions). Limitez ces données au nécessaire.
5. Intelligence artificielle et décisions automatisées
La Plateforme utilise des services d'intelligence artificielle pour extraire les propriétés des fiches techniques, analyser des photos de matière et des certificats, standardiser et traduire des textes, proposer une pondération des critères et rédiger des explications de classement. Les contenus envoyés à ces services sont des documents techniques, des descriptions de projets et des messages ; le moteur de matching ne reçoit pas l'identité de l'Acheteur. Les messages sont traduits par un service d'IA : évitez d'y écrire des données personnelles inutiles. Aucune décision produisant des effets juridiques à votre égard n'est prise de manière automatisée : les classements sont indicatifs et l'activation d'un compte entreprise est décidée par une personne.
6. Qui reçoit vos données
- Les autres Entreprises : avant un déblocage, un Fournisseur ne voit de l'Acheteur que son pays, sa région et son cahier des charges, et un Acheteur ne voit ni le nom du Grade ni celui du Fournisseur ; après le déblocage, chaque partie voit l'identité et les coordonnées professionnelles des interlocuteurs de l'autre.
- Nos sous-traitants techniques, qui n'agissent que sur nos instructions et sous contrat de traitement des données (tableau ci-dessous).
- Les autorités, lorsque la loi l'exige.
| Catégorie de prestataire | Rôle | Lieu de traitement |
|---|---|---|
| Hébergement de la base de données, authentification, stockage des fichiers | Faire fonctionner la Plateforme | Union européenne (Irlande) |
| Exécution du site et des traitements | Servir les pages, exécuter les fonctions | Union européenne (Dublin) ; prestataire établi aux États-Unis |
| Moteurs d'extraction et de rendu de documents | Analyser les fiches techniques, produire les PDF | Union européenne |
| Envoi des e-mails | Notifications et e-mails contractuels | Union européenne (France) |
| Protection anti-robots et sauvegarde des fichiers | Sécurité, copie de sauvegarde | Réseau mondial ; prestataire établi aux États-Unis |
| Cache et limitation du nombre de requêtes | Sécurité, performance | Union européenne |
| Services d'intelligence artificielle | Extraction, standardisation, traduction, classement | Union européenne ou États-Unis selon le service |
| Aide à la saisie d'adresse | Compléter une adresse dans les formulaires | États-Unis |
| Paiement en ligne | Encaisser et facturer | Union européenne |
| Mesure d'audience (avec votre consentement) | Statistiques de visite | Union européenne |
La liste nominative de ces prestataires, avec leur rôle, leur pays et la garantie de transfert applicable, figure dans l'annexe B de l'Accord de traitement des données ; elle est accessible aux entreprises clientes dans Mon entreprise (Documents contractuels) et communiquée sur demande à contact@polymatch.eu.
7. Transferts hors de l'Union européenne
Vos données sont hébergées dans l'Union européenne. Certains sous-traitants sont établis aux États-Unis ou peuvent y accéder aux données : le transfert repose alors sur une décision d'adéquation (Data Privacy Framework UE–États-Unis) ou sur les clauses contractuelles types de la Commission européenne, complétées par des mesures techniques. Vous pouvez demander une copie de ces garanties à contact@polymatch.eu.
8. Sécurité
Chiffrement des échanges (TLS) et des données au repos chez l'hébergeur ; contrôle d'accès par Entreprise et par rôle jusque dans la base de données ; authentification avec protection contre les mots de passe compromis ; déconnexion après 7 jours d'inactivité ; contrôle anti-robots sur l'inscription et la connexion ; secrets techniques dans un coffre dédié ; sauvegardes chiffrées ; journalisation des actions d'administration ; tests automatisés avant chaque mise en ligne.
9. Cookies
Les cookies utilisés et vos choix sont décrits dans la Politique de cookies.
10. Vos droits
Vous pouvez obtenir une copie de vos données, les rectifier, demander leur effacement, demander la limitation de leur traitement, vous opposer à un traitement fondé sur l'intérêt légitime, recevoir vos données dans un format portable et retirer un consentement à tout moment.
- Accès et portabilité : le bouton « Télécharger mes données » de vos réglages produit un fichier contenant ce que vous avez saisi ou fait vous-même sur la Plateforme. Le détail complet des traitements vous concernant peut être demandé par écrit ; nous répondons dans un délai d'un mois.
- Rectification : votre profil et la page Mon entreprise.
- Effacement : le bouton « Supprimer mon compte » de vos réglages supprime votre compte personnel ; la fermeture d'une Entreprise se demande depuis Mon entreprise par un Administrateur. Les données soumises à une obligation de conservation (factures, preuves d'acceptation) sont conservées pendant la durée légale puis supprimées.
- Opposition : pour les entreprises non inscrites, chaque e-mail contient un lien pour ne plus être contacté et pour demander le retrait des fiches ; pour la newsletter, un lien de désinscription.
- Toute demande peut aussi être adressée à contact@polymatch.eu. Nous pouvons demander une vérification d'identité raisonnable.
Vous pouvez introduire une réclamation auprès du Président de l'Office polonais de protection des données (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl) ou de l'autorité de contrôle de votre pays de résidence.
11. Mineurs
La Plateforme est réservée aux professionnels majeurs. Nous ne collectons pas sciemment de données de mineurs.
12. Modifications
Nous publions chaque nouvelle version avec sa date. Les modifications substantielles sont notifiées par e-mail aux Utilisateurs inscrits au moins quatorze jours avant leur entrée en vigueur.